Cum să creați e-mailuri de masă personalizate utilizând Mail Merge pentru Gmail

Cum-Pentru a

DeLori Kaufman

Ultima actualizare la14 noiembrie 2017

Trebuie să trimiteți același e-mail către multe persoane cu conținut personalizat pentru fiecare? Poate doriți să salutați fiecare destinatar cu numele său, să folosiți adresa de corespondență sau să includeți numărul de membru al acestora.

Combinarea prin poștă este o caracteristică care vă permite să creați mai multe copii de scrisori și e-mailuri pentru a le trimite contactelor dvs. Fiecare scrisoare sau e-mail poate include atât conținut personalizat, cât și standard. Informațiile pe care le utilizați pentru a personaliza fiecare scrisoare sau e-mail sunt preluate de la sursa de date ca o listă de contacte.

Dacă utilizați Gmail ca principal client de e-mail, nu există nicio caracteristică de îmbinare a corespondenței. Cu toate acestea, există un supliment de fuziune prin e-mail disponibil pentru foile Google care se conectează la contul dvs. Gmail. Vă vom arăta cum să utilizați

Adresa de e-mail pentru Gmail cu atașamente supliment pentru a personaliza un lot de aceleași e-mailuri și pentru a le trimite.

Instalați Mail Merge pentru Gmail cu accesorii suplimentare

Înainte de a instala și de a folosi complementul Mail Merge, conectați-vă la contul Gmail pe care doriți să-l utilizați.

Apoi, instalați suplimentul Mail Merge pentru foi de calcul Google.

Clic Continua pe Să începem casetă de dialog pentru a da permisiunea suplimentară Mail Merge de a rula.

Sunt enumerate diferitele permisiuni solicitate de supliment. Clic Permite pentru a da permisiunea suplimentară Mail Merge pentru a vă accesa contul Gmail.

Mail Merge - Ghid introductiv display-uri. Apasă pe X pentru a închide caseta de dialog.

Creați șablonul Merge

Adăugarea Mail Merge deschide un nou Foaie de calcul fără titlu în foile Google dintr-o filă nouă.

Mergi la Componente complementare> Combinație de corespondență cu atașamente> Creare șablon de combinare.

Un șablon de îmbinare a mesajelor goale este creat în Foaie de calcul fără titlu, care conține coloanele obligatorii, cum ar fi Nume, Numele de familie, și Adresa de email.

Importați sau introduceți contactele dvs.

Acum, trebuie să adăugați contactele pe care doriți să le utilizați la această foaie de calcul. Pentru a face asta, mergeți la Componente suplimentare> Combinare prin poștă cu atașamente> Importați Google Contacte.

Importarea contactelor dvs. este cea mai rapidă modalitate de a le adăuga. Dar puteți introduce manual informațiile destinatarilor în foaia de calcul.

Dacă aveți anumite grupuri de destinatari la care trimiteți e-mailuri batch, puteți dori să creați grupuri în Contacte Google.

Selectați grupul care conține adresele de e-mail pe care doriți să le utilizați din lista derulantă și faceți clic pe Importați contacte. Caseta de dialog nu se închide automat, așa că faceți clic pe butonul X în colțul din dreapta sus al casetei de dialog.

Adăugați un atașament pentru un contact

Unul dintre elementele pe care le puteți personaliza în fiecare e-mail este atașamentul. Puteți atașa un fișier diferit la fiecare e-mail folosind o legătură către fișierul din contul dvs. Google Drive.

Pentru a face acest lucru, deschideți o nouă filă și conectați-vă la Google Drive. Apoi, încărcați fișierul pe care doriți să îl atașați la e-mail. Puteți trage fișierul în fereastra browserului pentru a-l încărca.

Apoi, faceți clic dreapta pe fișierul încărcat și faceți clic pe Obțineți un link partajabil.

În caseta de dialog popup, asigurați-vă că Partajarea link-ului activat glisorul este activat (verde).

Dacă partajarea linkurilor este deja activată, URL-ul este copiat automat atunci când selectați Obțineți un link partajabil. Dacă nu ați văzut un mesaj care spune că linkul a fost copiat în clipboard, selectați URL-ul din caseta de dialog și copiați-l.

Reveniți la foaia de calcul Mail Merge și lipiți URL-ul în Fișiere atașate coloana pentru persoana la care doriți să trimiteți acest fișier. Puteți trimite un fișier diferit fiecărui contact din lista dvs.

Puteți include, de asemenea, mai multe adrese URL de atașare la fișiere, separate prin virgule.

Programează data și ora pentru a trimite e-mailul

Coloana Date programate vă permite să specificați data și ora pentru a trimite e-mailul, care ar putea fi diferite pentru fiecare persoană.

Pentru a programa un e-mail, introduceți data și ora dorite, folosind formatul dd / mm / aaaa hh: mm, în coloana Data programată pentru contactul dorit.

Pentru a trimite e-mailurile imediat după configurare, lăsați celulele din coloana Data programată necompletate.

Adăugați conținut personalizat

Pe lângă câmpurile standard care sunt incluse în șablonul de îmbinare prin poștă, puteți adăuga și alte câmpuri personalizate. Poate doriți să adăugați informații precum adresa de e-mail a fiecărui destinatar și numărul de membru. Puteți adăuga coloane în foaia de calcul pentru a stoca informațiile respective.

De exemplu, vom adăuga ceva simplu. În fiecare e-mail, dorim să utilizăm prenumele destinatarului precedat de titlul lor (domnul, doamna sau doamna). Deci, vom adăuga o Titlu coloană.

Pentru a adăuga o coloană la foaia de calcul de îmbinare a e-mailului, mutați mouse-ul peste rubrica din ultima coloană populată. Faceți clic pe butonul săgeată în jos care apare, apoi faceți clic pe Introduceți 1 dreapta.

Faceți clic în celula de antet albastru și schimbați numele coloanei cu un nume adecvat. Vei folosi acest nume în schița de e-mail din Gmail pentru a insera ulterior valoarea în fiecare e-mail.

Apoi, introduceți valoarea corespunzătoare pentru fiecare contact în celulele de sub numele coloanei.

Creați proiectul de e-mail în Gmail

Acum, este timpul să creați schița de e-mail pe care doriți să o trimiteți contactelor din foaia de calcul de îmbinare a mesajelor de e-mail și să folosiți câmpuri variabile pentru a personaliza fiecare e-mail.

Deschideți o nouă filă și conectați-vă la aceeași adresă Gmail pe care ați utilizat-o pentru foaia de calcul de îmbinare a mesajelor. Creați un e-mail nou și introduceți subiectul și corpul mesajului de e-mail. Puteți adăuga, de asemenea, formatarea textului bogat și imagini inline în schița de e-mail.

Pentru a include câmpuri variabile în e-mail, cum ar fi Titlu și Numele de familie, inserați numele câmpurilor folosind butonul {{numele domeniului}} notaţie. De exemplu, am adăugat {{Titlu}} {{Prenume}} la e-mailul nostru Puteți adăuga, de asemenea, câmpuri variabile la subiectul. Dacă ați adăugat adrese URL de atașare la fișier la foaia de calcul de îmbinare a e-mailului, nu trebuie să adăugați acel câmp variabil la e-mail. Acestea vor fi incluse automat în e-mailuri.

NU faceți clic Trimite.

Configurați Merge Mail

Întoarceți-vă la foaia de calcul al îmbinării e-mailului și mergeți la Componente suplimentare> Combinare mail cu atașamente> Configurare îmbinare mail.

Introduceți informațiile pentru mesajul de e-mail, cum ar fi Numele complet al expeditorului, Adresa CC, și Adresa BCC. Dacă Adresa de e-mail a expeditorului este diferită de adresa Gmail în care v-ați autentificat, selectați adresa de e-mail din lista derulantă. Adresa de e-mail conectată este de asemenea folosită ca Adresă de răspuns, dar puteți schimba asta.

Clic Continua.

Trimiteți un e-mail de testare

Selectați Utilizați un șablon Gmail existent ca șablon din prima listă derulantă. Apoi, selectați schița pe care doriți să o utilizați din Selectați Gmail Draft lista verticală.

Este o idee bună să testați îmbinarea e-mailului, așa că faceți clic Trimiteți un e-mail de testare.

Veți primi e-mailul de testare în contul în care v-ați conectat ca pe foaia de calcul de îmbinare a e-mailului. Se utilizează valorile câmpului variabil din primul contact din lista dvs. importată. Orice adrese URL de fișiere adăugate sunt adăugate în partea de jos a mesajului. Puteți să descărcați fișierul din link sau să îl salvați în contul dvs. Google Drive.

Execută Merge Mail

Întoarceți-vă la foaia de calcul pentru îmbinarea e-mailului și faceți clic pe Execută Merge Mail pentru a începe să trimiteți e-mailurile. Dacă ați adăugat date și ore la Data programată coloana pentru oricare sau toate contactele, e-mailurile vor fi trimise atunci. E-mailurile către persoane de contact cu date și ora programate nu vor fi trimise imediat.

După terminarea îmbinării e-mailului, faceți clic pe Terminat.

Redenumirea fișei de calcul Mail Merge

Foaia de calcul de îmbinare a e-mailului este salvată automat ca nume implicit Foaie de calcul fără titlu. Dacă doriți să folosiți din nou această foaie de calcul, poate doriți să îi dați un nume mai bun.

Pentru a schimba numele foii de calcul de îmbinare a e-mailului, faceți clic pe numele din colțul din stânga sus al foii de calcul.

Introduceți un nume nou. Acest nou nume se afișează pe foaia de calcul.

Noul nume pe care l-ați introdus este folosit și ca nume al fișierului din contul dvs. Google Drive. Acum, puteți utiliza această îmbinare de e-mail și o puteți schimba după cum este necesar.

Combinarea prin poștă este de asemenea disponibilă ca funcție încorporată Word pentru Windows, Word pentru Mac, și Outlook 2013 sau 2016 pe Windows.

Folosești e-mail-ul? Ați găsit alte modalități de a face Poștă îmbinați în Gmail sau modalități de a face Poștă fuzionați în alte servicii de e-mail? Spuneți-ne experiențele dvs. în comentarii.