Îmbunătățirea fluxului de lucru al productivității Outlook cu aceste sfaturi

Pentru începători sau profesioniști, Microsoft Outlook include multe funcții pe care le puteți utiliza pentru a vă spori productivitatea. Iată câteva dintre sfaturile esențiale pentru a îmbunătăți fluxul de lucru și productivitatea folosind Outlook pentru Mac, Office 365 sau versiuni web.

Reguli de configurare

Regulile vă pot ajuta să automatizați gestionarea mesajelor dvs., fie că blochează Junk Mail sau mutați anumite mesaje într-un folder. De exemplu, ați putea muta toate mesajele de la șeful dvs. mutați într-un anumit folder, astfel încât să nu le ratați niciodată. Cu versiunea completă a Outlook, puteți crea câteva reguli destul de complexe.

Iată o regulă simplă în care mut mesajele din folderul destinatar. Selectați un mesaj din destinatar, apoi faceți clic pe butonul Acasă apoi faceți clic pe clic Reguli> Creare regulă.

Bifeaza casuta Din destinatar apoi verificați Mutați elementul în folder. " Alegeți un folder existent sau creați unul nou. Selectați-l și faceți clic pe OK. Puteți executa regula imediat sau mai târziu. Există reguli pe care le puteți configura pentru a primi un alert când primiți un e-mail de la un anumit destinatar sau mesaje cu anumite cuvinte. Verifică cum să mutați mesaje noi într-un folder specific.

De asemenea, reguli avansate au fost adăugate la Outlook.com acum cativa ani.

Utilizați categorii de culori și steaguri

Utilizați funcția Culoare și categorii pentru a vă ajuta să acordați prioritate și să vă concentrați asupra a ceea ce este important. Selectați un mesaj și faceți clic pe meniul Categorizare, apoi alegeți o culoare corespunzătoare. Puteți personaliza aceste culori pentru un anumit sens. Clic Categorii> Toate categoriile > selectați o culoare și apoi Redenumiți. Comenzile de la tastatură pot fi, de asemenea, atribuite, astfel încât să puteți marca rapid un mesaj.

Indicatorul Follow Up vă poate ajuta, de asemenea, să vă amintiți mesajele la care trebuie să vă uitați când aveți timp. Când semnalizați un mesaj de e-mail, acesta va apărea pe listele de efectuare și sarcini, astfel încât să vă amintiți să participați la acesta.

Programează folosind livrare întârziată

Outlook vă permite întârzie livrarea unui e-mail la un anumit moment al zilei. Această funcție este utilă dacă știți că un destinatar nu va ajunge la mesajul dvs. până la un moment dat. Dacă știți că un utilizator verifică e-mailul în jurul orei 3 dimineața, creați un mesaj nou, apoi faceți clic pe butonul Livrare întârziată buton sub Opțiuni. Efectuați modificările corespunzătoare opțiunilor de livrare, cum ar fi Nu livrați înainte data si ora.

Creați un dosar de căutare

Un dosar de căutare este o modalitate puternică de a tria mesajele dvs. și de a aduce o anumită sănătate în curierul de intrare. De exemplu, puteți creați un folder de căutare pentru e-mail pe care doriți să îl urmăriți sau pentru a semnaliza mesajele de la anumite persoane, grupuri sau listă.

Apasă pe Pliant apoi faceți clic pe clic Folder de căutare nou apoi alegeți tipul de folder de căutare pe care doriți să-l creați din interiorul unuia dintre grupuri. Selectați folderul de poștă și faceți clic pe OK. Un panou de căutare este creat în Panoul de navigare. Orice mesaj pe care îl aleg să îl urmăresc va fi disponibil acolo atunci când am nevoie de ele.

Setați nivelul filtrului de e-mail

Junk Mail poate încetini cât de multe e-mailuri productive poți ajunge pe parcursul zilei. Folosind Outlooks Junk Mail Filter, puteți reduce impactul acestuia. Faceți clic pe fila Acasă, apoi faceți clic pe meniul Junk în grupul Ștergeți, apoi faceți clic pe Opțiuni de junk email.

Vă recomand să începeți mai întâi cu setarea Scăzută și să vedeți cum funcționează pentru dvs. Dacă mesajele Junk sunt prea agresive, atunci puteți trece la o opțiune superioară. În cazul în care filtrul semnalează greșit un mesaj important, aș păstra opțiunea Ștergere permanentă nemarcată.

Creați copii de siguranță ale fișierului PST

Outlook este un sistem și, de asemenea, poate eșua. Menținerea unei copii de siguranță sănătoase a dosarului dvs. personal poate asigura o recuperare lină în caz de corupție, defectare a sistemului sau orice altă problemă neprevăzută.

Fișierele de date Outlook (.pst) create cu ajutorul Outlook 2013 sau Outlook 2016 sunt salvate pe computer în Dosarul Documente \ Fișiere Outlook. Dacă ați făcut upgrade la Outlook pe un computer sau un Mac care au deja fișiere de date create în Outlook 2007 sau mai vechi, aceste fișiere sunt salvate într-o altă locație într-un folder ascuns la C: \ Users \ utilizator \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook.

Fișierul de date Outlook offline (.ost) este de asemenea salvat la C: \ Users \ utilizator \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook. Majoritatea datelor rămân pe server; cu toate acestea, orice elemente salvate local ar trebui să fie salvate. De exemplu, Calendar, Contacte, Sarcini și orice foldere marcate numai Local. Pentru mai multe despre crearea și backupul dosarelor PST, consultați următoarele articole:

• Cum se creează un folder PST în Outlook 2016
• Creați un folder PST în Outlook 2013
• Ce sunt folderele PST Outlook și cum le folosesc
• Reparați folderul PST corupt în Outlook

de asemenea poti fi interesat de cum să găsiți folderul OLK temporar Outlook.

Configurați răspunsurile din oficiu

Indiferent dacă veți ieși din birou pentru cea mai mare parte a zilei sau în concediu timp de o lună, configurarea unui răspuns din oficiu vă poate anunța contactele că nu sunteți disponibili. Folosind Asistent din birou va reduce mult zgomot în căsuța de e-mail atunci când încearcă să vă ajungă fără un răspuns imediat. De asemenea, va reduce munca pentru curățarea curierului de primire la întoarcere. Clic Fișier> Informații> Răspunsuri automate.

Selectați caseta de radio Trimitere răspunsuri automate, apoi definiți perioada în care doriți să trimiteți acest anumit mesaj. De asemenea, puteți trimite acest mesaj colegilor din cadrul organizației sau din afara acesteia.

Dacă utilizați Outlook pentru iOS, atingeți Setări, atingeți Exchange Server, apoi atingeți Răspunsuri automate. Comutați la răspunsurile automate și introduceți un mesaj personalizat.

Gestionarea notificărilor

Notificările desktop Outlook pot fi copleșitoare și vă pot distrage atenția. O opțiune pe care o aveți este să le dezactivați. Pentru a le muta, faceți clic dreapta pe pictograma Outlook din zona de notificare din bara de activități, apoi faceți clic pe Afișare alertă desktop nou. Pentru versiuni mai vechi de Outlook, consultați articolul nostru pe cum dezactivați alertele desktop Outlook.

Sfaturi pentru Mobile Mobile

Dacă utilizați versiunea mobilă a Outlook, iată câteva sfaturi pe care le puteți utiliza pentru a rămâne productiv din mers.

Comutați între calendarele personale și cele de lucru.

Atingeți fila Calendar, apoi atingeți meniul hamburger, apoi atingeți Calendarul personal sau personal.

Programează un apel Skype cu Outlook pentru iOS

Atingeți Calendar, creați o nouă, apoi introduceți un nume pentru eveniment. Atingeți Persoane apoi adăugați persoanele pe care doriți să le invitați. Glisați în jos și activați Apel Skype apoi atingeți linkul Skype Call, introduceți o descriere, apoi atingeți Terminat. Atingeți Salvare pentru a finaliza.

Trimiteți o disponibilitate

Creați un mesaj nou și atingeți evenimentul Calendar.

Atingeți trimiterea disponibilității, alegeți o oră potrivită, apoi Gata.

Trimiteți-vă mesajul.

Actualizări recente la Outlook 2016 pentru Mac au adăugat câteva caracteristici noi. Verifică articolul nostru pentru mai multe informații despre cum puteți utiliza aceste funcții noi. De asemenea, consultați articolul nostru cu un lista comenzilor tastaturii Outlook pentru utilizatorii Mac.