Ce sunt fișierele PST Outlook și de ce le folosesc... sau nu?
Microsoft Office Securitate Microsoft Outlook 2016 Outlook 2013 Pst Windows Xp / / March 17, 2020
Aproape despre TOTUL cu care vorbesc la locul de muncă se plânge de dimensiunea contului lor de e-mail corporativ. În mod normal, nu este o problemă (dar oamenii se plâng în continuare) pentru că atunci când o cutie poștală se apropie de această limită, majoritatea serverele de e-mail (cum ar fi Microsoft Exchange) vor avertiza utilizatorul astfel încât să poată curăța căsuța poștală înainte de Server impune limitele lor de mărime prin restricționarea trimiterii / primirii de la server.
Acum, totul este în regulă și Dandy Până la… plecați în concediu pentru câteva zile, aceste avertismente privind dimensiunea e-mailului vin și pleacă, apoi KABOOM !!! Căsuța dvs. poștală este COMPLETĂ și nu mai puteți trimite / primi e-mailul de pe mobil sau chiar OWA (Outlook Web Access) pentru această problemă. Am primit apelul de un milion de ori. IPhone-ul meu nu poate trimite e-mailuri, ajutor!
- Deci ce să fac?
- Există o soluție la aceste căsuțe poștale cu dimensiuni insuficiente?
- Ce ar trebui să fac înainte să plec în vacanță?
Acum vă prezint infamul (conform IT) Fișier PST Outlook.
Ce sunt fișierele .PST Outlook?
- Fișierele de date Outlook sau fișierele Microsoft Outlook .PST (întrucât sunt mai cunoscute) pot fi create folosind Microsoft Outlook pentru a muta sau copia e-mail și atașamente din contul tău poștă server în local PC-ul. În esență, este un fișier local de arhivă sau de stocare pe care îl creezi pentru a stoca e-mail și atașamente pe hard disk-ul, unitatea USB sau partajarea serverului computerului (în funcție de locul în care îl creezi și îl stochezi).
Cât puteți stoca în fișiere .PST Outlook?
- Înainte de Outlook 2003/2007, fișierele .PST ar putea stoca doar 2 Gigabite de e-mail și atașamente. Cu Outlook 2003 și Outlook 2007, formatul s-a schimbat permițând fișierelor .PST să crească, după cum este necesar, la dimensiunea de peste 20 de gigabyte, cu excepția cazului în care este implicit configurația este modificată.
- Sincer, nu le lăsa să obțină 20 de concerte. E o mult o idee mai bună să vă păstrați fișierele .PST nu mai mari decât câteva concerte. Dacă aveți nevoie de mai mult spațiu de stocare, creați un nou fișier .PST în loc să creați imens .PST arhive. Cu cât fișierele .PST mai mari au șansa mai mare de corupție și pierdere de date (plus cu atât va fi mai greu să faceți backup copiilor răi.) Puteți atașa cât mai multe .PST fișiere la clientul dvs. Outlook, așa cum aveți nevoie, trebuie doar să separați e-mailul în mod fișier în mai multe fișiere .PST dacă trebuie să stocați mai multe GIG-uri vechi e-mail.
- SFAT - Dacă utilizați fișiere .PST pentru arhivarea e-mailurilor vechi, comprimați-le după ce copiați toate datele vechi în ele. De obicei, e-mailul este doar text, deci comprimă FOARTE frumos.
Cum pot crea fișiere .PST Outlook?
- Este ușor, iată câteva ghiduri pentru Outlook 2007, 2013 și 2016.
De ce să folosești / să creezi fișiere .PST? Beneficii?
Dimensiunea căsuței poștale
- Vă amintiți primul paragraf al acestui articol? Majoritatea administratorilor de e-mailuri limitează dimensiunea căsuțelor poștale Corporate. Cu cât este mai mare Cutia poștală, cu atât mai mult spațiu pe disc au nevoie, cu atât mai mult trebuie să facă backup și cu atât mai mult timp trebuie să efectueze aceste copii de rezervă.
- Dacă aveți un pachet de e-mail (ca mine), o cutie poștală de 200 Megabyte nu o va tăia. Acolo apar fișiere .PST. Creează doar un fișier .PST și trageți și aruncați-vă e-mailul în el. Funcționează la fel ca un folder cu cutii poștale obișnuite din Outlook. Tragere și plasare. E simplu!
forum>. - Ultimele versiuni ale căutării Windows indexează căsuța poștală și toate fișierele .PST locale (configurabile) care permit accesul aproape instantaneu la toate e-mailurile prin intermediul funcțiilor de căutare încorporate în Microsoft Outlook.
Backup și recuperare în caz de dezastre
- Dacă nu aveți (sau nu aveți încredere) un administrator de e-mail care efectuează în mod regulat copii de rezervă ale serverului dvs. de e-mail, atunci copiați e-mailul (da, nu trebuie să MOVIȚI mail-ul către fișiere .PST, îl poți copia și) într-un fișier local .PST este o metodă rapidă și ușoară pentru a vă asigura că e-mailul dvs. poate fi recuperat într-un server DR scenariu.
portabilitate
- Fișierele .PST fac ca e-mailul să fie portabil. De exemplu, să spunem că doriți să mutați e-mailurile de la o cutie poștală la alta. De exemplu, probabil locurile de muncă în schimbare și doriți să aduceți niște e-mailuri vechi. Sau poate că schimbați furnizorii de gazdă. Sau, poate doriți să copiați e-mailul personal și de lucru într-un fișier .PST, să îl țineți pe o unitate USB mică și să îl țineți în permanență cu dvs.. Așa cum am spus, fișierele .PST păstrează mail-ul foarte portabil. Și da, așa este un cont GMAIL, dar acest articol nu este despre GMAIL :)
Securitate
- Știați că este aproape imposibil să urmăriți / să verificați dacă tipul / departamentul dvs. IT vă citește e-mailul? Mutarea e-mailului „Sensibil” sau „Confidențial” de pe serverul de e-mail / Exchange într-un fișier local .PST adaugă un nivel de securitate.
- Notă: Majoritatea departamentelor IT au capacitatea de a prelua fișierele dvs. .PST fără ca dvs. să știți acest lucru chiar de pe hard disk-ul dvs. la locul de muncă. Din acest motiv, aplicarea securității suplimentare pe hard disk-ul computerului dvs. este esențială. Voi scrie un articol despre acest subiect în scurt timp, dar deocamdată aruncați o privire acest articol. Este un pic „GEEKY” așa că îl voi urmări în curând cu un articol care explică câteva opțiuni pentru securizarea fișierelor .PST.
Care sunt dezavantajele folosirii fișierelor .PST?
Acces de la distanță
- Odată ce e-mail-ul este mutat într-un fișier .PST, acesta nu va mai fi disponibil pe server folosind aplicații de acces la distanță, cum ar fi OWA sau telefoane mobile care SYNC cu căsuța poștală. Pentru a accesa e-mailul în fișierele .PST, va trebui să utilizați un client Microsoft Outlook complet. O mică unitate USB vă poate ajuta în aceste situații. Cu toate acestea, încă nu este la fel de convenabil ca să lăsați e-mailul pe server.
Oamenii nu vă vor place și este posibil să vă pierdeți locul de muncă
- Fișierele PST de-a lungul timpului (în funcție de numărul de e-mailuri pe care le primiți / păstrați) pot ocupa o mulțime de spațiu pe computerul local sau pe un server de partajare, în funcție de locul în care le depozitați. Tipii IT urăsc orice le face să lucreze la orice, cu excepția cazului în care își construiește CV-ul, astfel încât să pună o mulțime de date undeva, care le va cere să cumpere mai mult spațiu pe disc.
- Companiile juridice juridice și majoritatea departamentelor de gestionare a înregistrărilor nu le plac fișierele .PST, deoarece vă permit utilizatorului final să ignore sau să ocolească cu ușurință politicile de păstrare / distrugere a documentelor corporative.
- Echipele de securitate a informațiilor corporative nu le plac fișierele .PST, deoarece dacă Legal le solicită vreodată recupera datele pentru un proces sau o citație, fișierele .PST pot exaspera costul și efortul datelor recuperare.
Performanța sistemului și creierului
- Cu cât aveți mai multe e-mailuri, cu atât e-mailul dvs., cât și computerul trebuie să țineți evidența și să procesați.
- Deoarece mai multe e-mailuri și atașamente sunt indexate de căutarea Windows (sau de un alt indexator de e-mail / sistem), indexul dvs. va fi mai mare, iar căutările dvs. vor dura mai mult.
Așa că, sperăm, am răspuns la toate întrebările dvs. despre fișierele Microsoft Outlook .PST și am acoperit câteva pro și contra la nivel înalt. Dar în cazul în care am ratat ceva, vă rugăm să nu ezitați să lăsați un comentariu sau să postați întrebarea dvs. în al meu forum.