Cum să scrieți o politică de social media pentru a împuternici angajații: examinator de social media

Compania dvs. are o politică de socializare?

Sunt angajații confuzi cu privire la ceea ce pot și nu pot posta?

Politicile de social media trebuie să îndeplinească cerințele legale și ale companiei, dar ar trebui să includă oportunități deschise pentru angajați pentru a vă sprijini eforturile de social media.

În acest articol veți descoperiți cum să creați o politică de social media care să dezlănțuie participarea angajaților.

De ce o politică de socializare?

Cercetările arată că majoritatea angajaților sunt dispuși să împărtășească informațiile despre companie - pur și simplu nu sunt siguri ce să împărtășească, deoarece nu vor să aibă probleme.

O politică constructivă de social media la nivelul întregii companii răspunde la întrebări și încurajează angajații să adauge sprijin pe social media ori de câte ori este posibil.

Scopul acestui articol este de a vă ajuta să dezvoltați o politică primitoare, nu copleșitoare. Iată nouă componente ale unei politici de socializare eficiente și abilitatoare.

# 1: Luați în considerare cultura corporativă

Cultura dvs. corporativă a fost construită de-a lungul anilor. Acesta definește convingerile, comportamentele și așteptările companiei. Rețineți acest lucru în timp ce vă pregătiți să scrieți (sau să rescrieți) o politică de socializare.

Aflați ce alte politici ale companiei (de exemplu, HR și IT) se pot suprapune cu noile dvs. eforturi de socializare.

Indiferent dacă aceste politici existente acoperă informații confidențiale, hărțuire, tehnologie, evidență sau alte activități, asigurați-vă știți pe care vi se așteaptă să le integrați în principiile social media.

Întrebarea devine acum cum intenționați să încorporați acele politici (posibil stricte) cu o nouă politică menită să încurajeze mai mult angajamentul angajaților pe social media?

Așteptările existente ale companiei trebuie să treacă în noua politică pentru a evita confuzia, supra-partajarea și riscul companiei.

# 2: Obțineți buy-in executiv și departamental

Organizați o întâlnire și invitați principalele părți interesate în cadrul organizației dvs. și delegaților din departamentele necesare. Cel puțin, asigurați-vă că au reprezentanți din resurse umane, juridice, comunicații și tehnologia informației.

În timpul întâlnirii, discutați procesul de redactare și aprobare a politicilor. Subliniați potențialul angajaților activi social—Importanța partajării anunțurilor și lansărilor de produse, a posibilelor ascultări și angajamente de primă linie și a împărtășirii anunțurilor de recrutare.

Re-subliniați punctele dvs. împărtășind povești de succes de la companii cu angajați socializați, cum ar fi Dell, Cisco sau altele legate de nișa dvs.

# 3: Determinați domeniul de aplicare

O politică bine scrisă începe cu un plan ferm. Definirea domeniului de aplicare al politicii dvs. de social media ghidează întregul proces și orice modificări ulterioare.

Răspundeți la aceste întrebări: Compania dorește ca mai multe politici să se adreseze diferitelor departamente și rețele; o politică detaliată combinată; sau o politică generală care să se aplice companiei în ansamblu?

Pe măsură ce decideți, rețineți că politica pe care o scrieți este pentru „angajații generali. ” Ar trebui să existe o politică separată care să se aplice exclusiv echipei de socializare (cu o marjă de manevră suplimentară, deoarece acestea conduc proiectele). Politica echipei de social media ar trebui să includă cel puțin un ghid de stil, o carte de joc și o strategie internă.

Puteți lăsa aceste prevederi speciale în afara politicii dvs. generale pentru a le rezuma.

# 4: Legi de stat și federale de cercetare

Navigarea modului în care legile de stat și federale afectează politica de socializare a companiei dvs. necesită timp, dar este imperativ. Nu doriți să fiți amendați pentru că nu respectați legea.

Cercetați NLRB și alte legi federale ale muncii care pot proteja postările de pe rețelele sociale. Comisia Federală pentru Comerț are reguli despre cum să faceți dezvăluiri pentru aprobări, recenzii și alte situații în care se face produs sau plată pentru mențiuni sociale. Alte legi interzice clauzele de nediscriminare în contractele online ale clienților.

Fii atent la preocupările părților interesate și ale șefilor de departamente. De exemplu, pe măsură ce unele companii dezvoltă politici de socializare, susțin că au nevoie de acces la numele de utilizator și parolele personale ale angajaților pentru a asigura păstrarea confidențialității companiei.

Optsprezece state au adoptat legi care interzic angajatorilor să solicite nume de utilizator sau parole: Maine și Wisconsin (2014); Arkansas, Colorado, Illinois, Nevada, New Jersey, New Mexico, Oregon, Utah, Vermont și Washington (2013); California, Delaware, Illinois, Maryland, Michigan și New Jersey (2012).

Conferința Națională a Legislativelor de Stat are unele dintre cele mai bune detalii despre statele care adoptă și iau în considerare aceste legi. Consiliul Național pentru Relații cu Munca „Protejează drepturile angajaților de a acționa împreună pentru a aborda condițiile de la locul de muncă, cu sau fără sindicat, inclusiv discuții pe rețelele sociale în astfel de scopuri.”

Pe scurt, asigurați-vă că discutați cu departamentul juridic pentru a vă asigura că nu încălcați drepturile angajaților.

# 5: Clarificați regulile de politică

Scopul tău, desigur, este să împuternicește angajații să fie activi pe rețelele sociale canale și susțineți compania în moduri pozitive. Pe măsură ce avansați, este posibil să constatați că angajații sunt deseori dispuși să contribuie la partajarea informațiilor despre companie, dar nu știu ce să partajeze sau cum.

Poti ajutați-i clarificând problemele cunoscute și punându-le întrebări suplimentare despre social media.

Crowdsourcing-ul acestor întrebări asigură că toată lumea se află pe aceeași pagină. De exemplu, ați putea crede că angajații au întrebări dacă trebuie să partajeze anumite pagini web, atunci când au de fapt mai multe întrebări de bază - ar trebui să le placă pagina Facebook a companiei? Poate compania să vadă sau să-și mandate postările personale?

Răspundeți la cele mai frecvente întrebări din documentul dvs..

# 6: Adresă Utilizare profesională și personală

Există o serie de întrebări de luat în considerare cu privire la utilizarea profesională și personală a rețelelor sociale. Când pot angajații să utilizeze social media în timpul zilei de lucru? Li se permite să posteze actualizări personale în timpul orelor de lucru (de exemplu, în timpul prânzului sau într-o pauză)?

Definiți gradul de utilizare acceptabilă a rețelelor sociale în birou. Unele companii au politici duale bazate pe tipul de angajați - de exemplu, profesioniștii din back-office și administratorii pot folosi social în timpul orelor de lucru, dar angajații orari nu.

Departamentele implicate direct în marketingul social media ar trebui să aibă dispoziții care să le permită să acceseze canalele social media, după cum este necesar.

Adresați-vă dacă angajații trebuie să își dezvăluie asocierea cu compania atunci când postează informații despre companie. Includeți standarde de postare acceptabile pentru persoanele care ar putea fi văzute ca reprezentând compania dvs. pe social media.

Încurajați actualizările personale adecvate (după ore) atunci când includeți referințe ale companiei. Amintiți-vă, nu puteți reglementa ceea ce fac angajații în timpul liber, dar puteți face sugestii.

# 7: Păstrați-l scurt

Până acum v-ați consultat cu jucători cheie; cercetarea politicii companiei, legile statale și federale; întrebări despre angajați colectați; și a stabilit orientări pentru utilizarea rețelelor sociale în timpul orelor de lucru.

Atâta informație ar putea umple cu ușurință un liant sau două. Pentru politica dvs. extinsă, este bine - și ar trebui să aveți o copie a acesteia găzduită în departamentele corespunzătoare.

Cu toate acestea, dacă distribuiți această politică cuprinzătoare angajaților, este puțin probabil ca aceștia să o citească - va ajunge pe un raft undeva, adunând praf.

Mai important, dacă liniile directoare pentru social media sunt peste două pagini, majoritatea angajaților vor fi probabil confuzi și vor fi mai puțin susceptibili să se angajeze în eforturile companiei în domeniul social media.

Distilați cu cât este mai mare politica în linii directoare scurte și ușor de înțeles. De fapt, Ford are o singură pagină care acoperă cele mai importante părți a politicii sale generale.

KPG a creat un videoclip de patru minute care explică liniile lor de socializare. Primele două minute familiarizează angajații cu rețelele sociale și modul în care este folosit pentru comunicarea importantă cu clienții. La ora 2:30, ei declară succint cum să reprezinte compania pe aceste canale.

Sfatul meu pentru reducerea dimensiunii politicii dvs.: Mai degrabă decât să includ reguli specifice despre confidențialitate, hărțuire sau alte domenii deja acoperite de politicile existente, menționați-le pe scurt și încurajați angajații să citească aceste politici separat.

Evitați regulile complexe, astfel încât angajații să fie mai degrabă împuterniciți decât confundați.

# 8: Antrenează angajații

Chiar și după ce distribuiți o versiune scurtă a regulilor de socializare, va trebui să o faceți faceți-vă timp pentru a instrui angajații.

Acest antrenament va fi, fără îndoială include discuții sincere cu privire la limitări. Descompuneți orice negativitate percepută prin includerea elementelor inspiratoare și împuternicitoare.

Faceți ca rețelele sociale să fie relevante pentru angajați, explicând că este de fapt bun pentru afaceri— Ajută la accelerarea ciclurilor de vânzare și la creșterea ratelor de închidere. Este posibil ca angajații să nu-și dea seama că utilizatorul mediu Facebook are 40 de ani - nu 14 ani.

Includerea acestor elemente ajută la motivarea angajaților să înceapă activitățile sociale.

# 9: Lansați politica privind rețelele sociale

Iti place tortul? Desigur - toată lumea o face. Organizați o petrecere de lansare a politicilor de socializare pentru a încuraja oamenii și a crește gradul de conștientizare cu privire la reînnoirea atenției dvs. asupra angajării angajaților.

Oferă premii pentru persoanele deja implicate în socializare. Poți chiar participă la jocuri prin crearea unui tracker de social media pe Intranet. Recunoașteți vedetele de top ale rețelelor sociale în e-mailurile companiei sau trimiteți premii (dacă aveți buget).

daca tu face distractiv, oamenii vor dori să participe!

Este randul tau

Elaborarea unei politici de socializare care să îndeplinească limitările legale și ale companiei, împuternicește angajații și este scurtă și plăcută este destul de importantă.

Gestionarea dezvoltării sale necesită ascultarea unui număr de colaboratori și distilarea părților importante într-un o politică scurtă, ușor de înțeles, care reduce riscul pentru companie și oferă angajaților libertatea de a sprijini companie.

Noua politică poate fi un strigăt de raliu către ajutați angajații din întreaga organizație să înțeleagă rețelele sociale, să crească activitatea și să creați o companie mai activă din punct de vedere social.

Tu ce crezi? Ați creat o politică de socializare a companiei? Ce articole ați inclus? Spuneți-ne în comentariile de mai jos!