Cum se creează un sistem de asistență gratuit cu IssueBurner și Gmail

Gestionarea sarcinilor bazate pe e-mail a fost un concept de care m-am interesat de ceva vreme și cu introducerea unui nou serviciu numit IssueBurner, poate fi un moment excelent pentru a lua în considerare serios gestionarea sarcinilor prin e-mail. Înainte să apară IssueBurner, mă jucasem cu ideea de a primi un asistent virtual (VA) pe care să-l pot BCC pe toate e-mailurile mele care conțin o sarcină, un memento sau o programare și să-l adăugați în calendarul meu, lista de activități sau ce au tu. Aceasta ar fi cu siguranță o utilizare utilă a unui VA, deși probabil mai costisitor decât merită. Totuși, IssueBurner automatizează această funcționalitate gratuit (cel puțin deocamdată). Cred că îmi place.

Pe scurt, iată cum funcționează IssueBurner. Puteți crea sarcini sau probleme prin e-mail [email protected]. Când faceți acest lucru, IssueBurner creează automat o problemă asociată adresei dvs. de e-mail și a oricărei adrese de e-mail enumerate ca destinatari în La: sau CC: camp. Puteți începe să creați probleme fără să vă înscrieți, dar când creați un cont, puteți vedea problemele deschise și puteți comenta problemele. Există câteva avantaje cheie pentru acest sistem, care cred că vor rezolva cu adevărat echipele de colaborare și birourile de asistență pentru clienți:

• Toate se bazează pe e-mail. Problemele pot fi create și urmărite toate printr-un simplu CC:.
• Nu aveți nevoie de un cont IssueBurner pentru a participa. Acest lucru înseamnă că TOȚI clienții și clienții dvs. pot ajunge la bord, fără a le parcurge prin procesul de înscriere (care este mort oricum simplu).
• Este mobil prietenos. Dacă puteți trimite un e-mail, puteți să înregistrați o problemă.
• Ajută la separarea articolelor de urmărire de e-mailurile normale.
• Funcționează cu ORICE platformă de e-mail. Outlook, Gmail și alți clienți de e-mail vă permit să convertiți e-mailurile în sarcini, dar IssueBurner vă permite să partajați probleme între toate platformele de e-mail.

Pentru a obține cât mai mult kilometraj din IssueBurner, va trebui să aplicați un pic de creativitate. Dar o aplicație evidentă care îmi vine în minte este crearea unui birou de ajutor. Cu IssueBurner, puteți transforma e-mailurile primite în „bilete” și să urmăriți starea și corespondența cu clientul. Voi ucide două păsări cu o singură piatră, arătându-ți cum funcționează IssueBurner în timp ce configurați un groovyPost „linii de asistență telefonică" Ghișeu de ajutor. Pe client latură (sau în cazul nostru, cititori, deoarece nu avem clienți), va fi la fel de simplu ca trimiterea prin e-mail a asistenței, la care am configurat [email protected]. Dar pe care răspunde partea, există un pic de configurare implicată.

Primul pas

Înscrieți-vă la IssueBurner. Nu trebuie decât să vizitezi IssueBurner.com și clic Inscrie-te. Dați-le numele și adresa de e-mail și ați terminat.

Rețineți că nu trebuie neapărat să folosiți adresa de e-mail pe care o veți utiliza pentru a câmpia cererile de asistență primite.

Pasul doi

Creați un grup în IssueBurner. Puteți săriți de fapt acest pas dacă intenționați să dedicați acest cont unui singur scop, dar dacă doriți să utilizați IssueBurner pentru alte organizații și îndatoriri, un grup este o idee bună. ClicGrupuri în dreapta sus și clicCreați grup.

Introduceți un nume de grup și o organizație. Aici, am ales „Ajutor" și "groovyPost.”

Rețineți că această adresă nu va fi vizibilă publicului. În schimb, vor trimite adresa de e-mail menționată mai sus, care va fi singura adresă care poate soluționa problemele. Aceasta adaugă un strat de protecție împotriva spamului, dar oferă și un aspect mai profesional prin includerea propriului nume de domeniu în e-mail. Acum, observați că am configurat-o astfel încât problemele să poată fi raportate Oricine. Acest lucru este necesar deocamdată, pentru a putea verifica regula de redirecționare Gmail. Poate doriți să vă întoarceți și să-l schimbați Numai membrii grupului mai tarziu.

ClicCrea cand esti gata.

Apoi, adăugați membrii care pot adăuga probleme. În scopurile noastre, voi adăuga [email protected]. Puteți adăuga altele, dacă doriți. Spune, aș putea adăuga și eu [email protected] sau [email protected], dacă aș dori ca și alții să poată să câștigăm cereri de ajutor (și dacă acei oameni au existat de fapt). Nu uitați: cu Google Apps pentru domenii și conturi Gmail, orice adăugați după un semn + este ignorat, dar poate fi utilizat în continuare în scopuri de filtrare. Citit postarea noastră anterioară pentru mai multe informații despre Adrese Gmail personalizate.

Un ultim lucru pe care trebuie să-l faci este să schimbi adresa de răspuns. Pentru a face acest lucru, clic Grupuri și clicAdministra lângă numele grupului. Sub Setări grup, clicSchimbare lângă "E-mail implicit și răspuns la e-mail”. Dacă faceți acest lucru, veți menține privată adresa dvs. de e-mail IssueBurner.com.

Bine, acum suntem configurați pe IssueBurner. Să mergem la Gmail.

Pasul trei

Configurați redirecționarea în Gmail. Scopul de aici este de a trimite toate e-mailurile trimise [email protected] la [email protected]. Pentru a face acest lucru, trebuie să verificăm mai întâi dacă suntem autorizați să transmitem la ultima adresă. În Gmail, faceți clic pe Setări și alege Transmitere și POP / IMAP. ClicAdăugați o adresă de redirecționare si intra [email protected]sau orice altceva ați configurat contul dvs. IssueBurner ca grup.

După acest lucru, Gmail va trimite un e-mail către contul IssueBurner cu un link de confirmare. IssueBurner vă va returna acest lucru ca o nouă problemă, deci ar trebui să apară în căsuța de e-mail Gmail. O puteți vedea și în contul dvs. IssueBurner. Clic pentru a confirma.

Pasul patru

Filtrați mesajele trimise la adresa dvs. personalizată Gmail. ClicSetări și alege Filtre și clic Creați un filtru nou. În câmpul către: introduceți adresa dvs. de e-mail personalizată și clicUrmatorul pas.

Puteți configura aceste reguli așa cum doriți, dar, deoarece IssueBurner vă va notifica oricând problemele noi, îmi place să selectez Marcheaza ca citit și Sariți Inbox. Cea mai importantă opțiune de a alege este să selectați Transmite-l la: și alege [email protected]. ClicCreați filtru cand esti gata.

Acum, ai terminat. Să-l încercăm.

Crearea de sarcini cu IssueBurner

Acum, cu filtrul Gmail pe care l-am creat și cu grupul IssueBurner pe care îl avem, la orice e-mail trimis [email protected] va fi automat transformat într-o problemă IssueBurner. Numele problemei va fi subiectul e-mailului, iar descrierea va fi corpul e-mailului. De exemplu, să spunem că cineva mi-a trimis o întrebare despre e-mail Cum să ștergeți definitiv contul de Facebook.

Odată ce e-mailul de mai sus este trimis, se întâmplă două lucruri:

1. O problemă este creată în grupul help.groovypost IssueBurner
2. Primesc un e-mail care mă anunță ca atare.

Rețineți, poate apărea câteva minute pentru ca problema să apară.

Și aici este în Gmail ...

Răspuns la sarcini

În cazul în care utilizatorul nu are un cont IssueBurner, va primi un răspuns în conservă în care va anunța că problema a fost primită. De asemenea, vor fi invitați să se înscrie.

Așadar, să spunem ca răspuns la acest cititor, vreau să le direcționez către postarea noastră cu ștergerea contului dvs. de Facebook. Aș putea răspunde la e-mailul primit de la IssueBurner pentru a adăuga un cometariu. Indiferent dacă cititorul s-a înscris, va primi o notificare cu privire la faptul că problema a fost actualizată cu un comentariu.

Dacă se înscriu, pot urmări toate comentariile și starea problemei lor din propriul cont IssueBurner.

Cititorul sau clientul poate răspunde la e-mail cu comentariul lor, făcându-vă să știți dacă soluția dvs. a rezolvat-o sau nu. Acest lucru este adăugat la sarcină ca un comentariu, pe care îl puteți vizualiza din tabloul de bord IssueBurner.

Gestionarea și închiderea problemelor

Puteți sorta problemele în funcție de grup sau de statut la IssueBurner.com.

IssueBurner.com are și un site mobil foarte frumos.

După rezolvarea unei probleme, o puteți închide pur și simplu din tabloul de bord IssueBurner. Toți utilizatorii asociați vor fi anunțați ca atare. În mod alternativ, îl puteți marca ca „Mai tarziu”, Care poate fi util dacă o soluție este în curs de așteptare și doriți să o urmăriți atunci când este disponibilă.

De asemenea, este posibil să observați aici că am adăugat un Intern cometariu. Acestea vor putea fi vizualizate doar de către membrii grupului și de către administratorii acestora. Așadar, de exemplu, dacă doriți să apelați clientul un drog sau să spuneți tuturor să ignore cererile sale, puteți face acest lucru cu un comentariu intern și nu vor fi nici unul mai înțelept.

Concluzie

După cum am menționat, aceasta este o singură aplicație pentru IssueBurner. Îl poți folosi pentru a colabora cu grupuri sau pentru a urmări sarcinile pentru tine. De exemplu, dacă doriți să vă reamintiți să urmăriți un contact dacă nu răspund, dar nu doriți neapărat să vadă problemele dvs. IssueBurner, puteți BCC [email protected]. Sau îl puteți utiliza pentru a urmări facturile și facturile de către CC [email protected] de fiecare dată când trimiteți un e-mail la departamentul de contabilitate. Dacă sunteți inteligent și organizat, IssueBurner poate fi un element important pentru productivitate.

Rețineți că IssueBurner este în prezentliberși va rămâne gratuit în timp ce se află în versiunea beta. Webyog, compania care a realizat IssueBurner și CloudMagic, promite că vă vor anunța 60 de zile înainte de a introduce structuri de prețuri. Nu știu cum ar putea părea în viitor, dar va avea probabil o versiune gratuită și plătită.

P.S. Chiar am creat acest sistem, așa că dacă aveți întrebări arzătoare, trimiteți-mi un e-mail la [email protected] sau consultați-ne forum.