10 sfaturi pentru crearea unei politici de social media pentru afacerea dvs.: Social Media Examiner

Politică. Poate fi un cuvânt murdar, mai ales în comunitățile de socializare.

De ce? Politicile de redare socială slab scrise restricționează, descurajează și amortizează implicarea în rețelele sociale - exact opus de ceea ce își doresc întreprinderile.

In orice caz, politicile excelente de social media sprijină, protejează și împuternicesc un angajament de înaltă calitate. Este vorba de împuternicire și încredere.

După cum scrie Beth Kanter, „Încrederea este mai ieftină decât controlul.”

Acest articol va explica modul în care politicile de social media diferă de alte politici și vă oferă 10 sfaturi pentru a ajuta la crearea unei politici eficiente de social media.

De ce politicile de socializare?

Politicile de socializare sunt diferite. În majoritatea politicilor și procedurilor, documentăm ce ar trebui să facă personalul în anumite situații: „Dacă se întâmplă acest lucru, faceți asta”. Pentru social media, nu există nicio modalitate de a ști exact ce situații pot apărea - sau în multe cazuri - modul în care personalul ar trebui să se ocupe cel mai bine de ele. Fiecare rețea de socializare și fiecare relație este unică, iar mediul de socializare se schimbă zilnic.

Riscurile sunt incerte. Instanțele sunt în proces de interpretare a legilor în ceea ce privește rețelele sociale. Până când procesul de interpretare nu va fi matur - și acest lucru va dura ani – organizațiile funcționează fără îndrumare definitivă. Problemele care pot apărea includ: confidențialitatea angajaților și / sau a clienților, probleme legate de relațiile de muncă, marcarea mărcii, comunicare greșită, spam, etc.

Având în vedere un mediu incert și riscuri neclare, cum putem avansa?

Există sute de exemple de politici de socializare pe Internet. Dacă sunteți în căutarea unui punct de plecare, cu siguranță veți găsi idei aici și aici.

Cu toate acestea, pentru a crea politici care funcționează - chiar funcționează - noi trebuie mai întâi pune bazele.

Aici sunt 10 strategii pe care le puteți implementa astăzi.

# 1: Adunați-vă echipa

O politică de socializare nu poate fi scrisă de o singură persoană. Trebuie să fie unic pentru organizația dvs. și, în mod ideal, ar trebui să includă contribuții de la mulți oameni diferiți, cu o varietate de seturi de abilități.

O abordare în echipă asigură gestionarea corectă a domeniilor cheie de risc și că orice provocări viitoare care pot apărea sunt tratate în mod adecvat.

Pe lângă personalul implicat direct în social media, membrii potențiali ai echipei ar putea include: CEO, director de resurse umane, IT director, director de marketing / dezvoltare, director de program / departament, un avocat expert în social media și cel puțin unul nativ digital.

Nu vă faceți griji, nu fiecare membru al acestei echipe trebuie să fie conștient de detaliile intime ale activităților dvs. de socializare. Gândiți-vă astfel: dacă ar trebui să apară o criză, ce informații trebuie să aibă echipa dvs. (despre aspectele sociale medii și peisaje juridice, precum și organizația și valorile dvs.) pentru a răspunde în mod adecvat pe plan social mass-media?

# 2: Concentrați-vă pe crearea culturii

Rețelele sociale sunt organice. Se schimbă în fiecare zi. Probabil că politicile birocratice nu vor avea succes. În schimb, dorim o cultură a inovației, schimbului de idei, rezolvării problemelor și creativității. Există o legătură directă între cultura organizațională internă și politici. De fapt, politicile pe care le scriem ne modelează cultura.

Pe măsură ce vă scrieți politicile, includ procese care consolidează o cultură a evaluării și învățării. Iată câteva întrebări de luat în considerare:

• OMS este în echipa ta de socializare?
• Cât de des se intalnesc?
• Cum sunt probleme / provocări rezolvate si de cine?
• Ce mai faci? documentarea învățării în grup?
• Cum vom face evaluează-ne succesele și să învețe din eșecurile noastre?

În politicile dvs., puteți recunoaște valorile culturale ale rețelei sociale de transparență, consecvență, conexiune, creativitate și promptitudine. Având în vedere aceste valori, construiți procese care pun accentul pe formare, sprijin și evaluare.

Dacă conceptul de cultură social media este nou pentru dvs., consultați 26 de statistici promițătoare pentru rețelele sociale pentru întreprinderile mici. Oferă o imagine de ansamblu excelentă asupra peisajului social media și de ce afectează afacerile.

# 3: Luați în considerare modificările legale, inclusiv Comitetul național de revizuire a relațiilor de muncă (NLRB)

Multe dintre cauzele judiciare care au apărut în legătură cu rețelele sociale sunt probleme legate de relațiile de muncă. Legea privind relațiile de muncă naționale (NLRA) a fost adoptată în primul rând pentru a proteja drepturile angajaților de a se organiza.

În mod tradițional, organizarea angajaților avea loc personal sau la telefon. Odată cu apariția rețelelor sociale, are loc și online. Nu contează dacă angajații sunt sindicalizați sau nu; au dreptul să discute despre condițiile de angajare cu colegii angajați.

Aceasta înseamnă că chiar și o conversație ocazională pe Facebook despre condițiile de muncă poate fi protejată în baza NLRA. Fiecare situație este diferită, dar linia de jos este următoarea: fii foarte atent când le spui angajaților ce pot și ce nu pot face pe propriile site-uri personale de socializare. Această limbă se poate întoarce rapid.

În august 2011, NLRB a emis o notă referitor la 14 dintre aceste cazuri. Această notă a furnizat explicații ale cazurilor, precum și raționamentul din spatele deciziilor luate. Recomand cu tărie angajatorilor citiți această notă și împărtășiți-o cu toată lumea din echipa de socializare.

# 4: separați politicile generale de liniile directoare specifice site-ului

Peisajul social media se schimbă în fiecare zi. Dacă politicile dvs. se concentrează în mod restrâns pe un anumit site de socializare, acestea vor fi depășite destul de repede. În general, politica ar trebui concentrați-vă pe imaginea de ansamblu: cine face ce (roluri si responsabilitati), o prezentare generală a modului în care pot / nu pot face acest lucru (conformitatea legală și branding, de exemplu) și de ce o facem deloc (scop și valori).

Se pot crea îndrumări scrise separate pentru a înregistra detaliile specifice unui anumit site de socializare. Aceste linii directoare ajută enorm în cazul fluctuației personalului. Procesul de elaborarea orientărilor ajută personalul să înțeleagă și să explice mai bine ce fac și cum.

# 5: Nu reinventați roata

Este posibil să aveți deja multe politici interne în vigoare care se aplică activităților de socializare. Aceasta include politici privind confidențialitatea, consimțământul foto, utilizarea internetului, utilizarea telefonului mobil și multe altele.

Poti faceți referire la aceste politici în politicile dvs. de socializare, luând notă specială de orice diferență în aplicație care ar putea fi necesară cu social media.

De exemplu, este posibil ca politica dvs. de utilizare a telefonului mobil să nu discute în prezent utilizarea fotografiilor de pe camerele de telefonie mobilă. Mulțumită geotagging, fotografiile realizate de telefoanele mobile conțin aproape universal codare digitală, care vă trădează locația exactă la data și ora fotografiei. Dacă încărcați o fotografie făcută de o cameră de telefonie mobilă pe site-urile dvs. de socializare, este posibil să oferiți mai multe informații decât este necesar.

O politică de social media ar putea să ia în considerare acest lucru prin solicitarea personalului utilizați software-ul pentru a dezbrăca fotografiile de informații de etichetare geografică înainte ca fotografiile să poată fi postate.

# 6: Includeți reglementări externe

Majoritatea reglementărilor legale (inclusiv HIPAA, FERPA, angajarea corectă etc.) sunt în vigoare atât online, cât și offline. Utilizați politicile de socializare pentru a reaminti angajaților că aceste reglementări trebuie respectate. Acolo unde este posibil, dați exemple explicite despre tipurile de comportament care nu sunt acceptabile.

P.S.: Acesta este un moment bun pentru a vă gândi la instruirea dvs. privind conformitatea corporativă. Rețelele sociale afectează aproape fiecare aspect al vieții și afacerilor noastre. Dacă instruirea dvs. despre confidențialitate, confidențialitate, branding etc. nu discută în prezent pe rețelele sociale, este timpul să o includeți.

# 7: Creați două politici

Este considerată o bună practică pentru a au două politici de social media: una pentru angajații care utilizează social media pentru locul de muncă și una pentru angajații care utilizează social media în viața lor personală.

Prima politică, axată pe activități legate de locul de muncă, ar trebui acoperiți tot ce am discutat aici: definirea echipei dvs., articularea rolurilor și responsabilităților, orientări de branding și clarificarea cu privire la ce politici interne și externe trebuie respectate.

A doua politică, axată pe angajații care folosesc rețelele sociale în viața lor personală, ar trebui oferiți angajaților informații despre ceea ce pot și nu pot spune despre compania dvs. pe site-ul personal.

Unele organizații - inclusiv organizațiile militare și asistența medicală - vor dori să fie foarte specific cu privire la ceea ce angajaților nu li se permite să distribuie online.

De exemplu, secretele comerciale, informațiile despre clienți și chiar locul unde se află angajații ar putea fi păstrate strict confidențiale. Alte organizații vor dori încurajează angajații să acționeze ca ambasadori ai mărcii. Unii chiar merg atât de departe încât să ofere îndrumări cu privire la modul de a vorbi despre companie online. Oricum ați dori angajații dvs. discutați (sau nu discutați) compania dvs. online, oferiți-le îndrumări.

Două cuvinte de precauție: 1) Este periculos să solicitați angajaților să își folosească propriile conturi personale de social media pentru a se conecta online la compania dvs. Ei pot alege să facă acest lucru, dar să fie alegerea lor. Ultimul lucru pe care îl dorește orice manager este să afle mai multe despre viața privată a unui angajat decât trebuie să știe. 2) Înainte de a scrie politica, recitiți sfatul nr. 3 și nota de la Comitetul Național de Revizuire a Relațiilor cu Munca. S-ar putea să vă economisiți multă durere de cap pe drum.

# 8: Accentuați educația

Limitele dintre viețile noastre personale și profesionale sunt neclare. Majoritatea angajaților nu au realizat pe deplin provocările care pot apărea ca urmare a scăderii confidențialității. Vechea zicală era: "Ce se intampla in Vegas, ramane in Vegas." Astăzi, o declarație mai exactă este, „Ce se întâmplă în Vegas, rămâne pe Facebook.”

Pe măsură ce citesc cazurile judiciare care apar despre rețelele de socializare, mi se pare că multe dintre cazuri apar din ignoranță, nu din răutate, din partea angajatului. Mulți angajați nu s-au gândit pe deplin la consecințele comportamentului lor cibernetic. Oferind educație în materie de securitate cibernetică personalului lor, angajatorii previn problemele înainte de a începe.

Așa cum aveți două politici, una pentru activitățile legate de locul de muncă și una pentru angajații care folosesc social media în viața lor personală, educația angajaților poate avea, de asemenea, două piste:

• Oferiți formare profesională personalului angajat în social media în numele organizației. Formarea continuă și regulată vă ajută să vă mențineți organizația la curent și oferă personalului posibilitatea de a face rețea cu alții din domeniu.
• Educați tot personalul cu privire la siguranța pe Internet. Această educație ar putea include cum să ne protejăm împotriva criminalității cibernetice și cum să ne stabilim și să ne protejăm reputația online.

Când vine vorba de un comportament cibernetic responsabil, angajatorii au o oportunitate unică de a educa mai degrabă decât de a mandata. Acest angajament demonstrează respect pentru angajați. Angajații se simt apreciați, de încredere și inspirați. Toată lumea beneficiază.

# 9: Solicitați unui avocat să revizuiască politica

Sfaturile juridice sunt esențiale. Este ușor să faci un pas greșit, în special în domeniile relațiilor de muncă. Asigură-te că întrebați un avocat care are experiență în zonă - prietenul dvs. de avocat fiscal nu vă va fi de mare ajutor.

Revizuirea juridică poate fi costisitoare; cu toate acestea, un proces ar fi exponențial mai costisitor.

# 10: Nu-l lăsa să adune praf

Mediul cibernetic se schimbă frecvent. Politicile de socializare trebuie revizuite cel puțin o dată la șase luni. Permiteți tuturor celor din echipă să revizuiască politica separat și apoi împreună.

Întrebați-vă, mai este relevant acest lucru? Ne ajută asta să ne facem treaba? Cum s-a schimbat mediul de socializare recent? Există actualizări legale care se aplică?

Politicile de social media nu sunt cea mai interesantă parte a social media; cu toate acestea, dacă sunt bine dezvoltate, pot sprijini, împuternici și angaja personalul, deoarece, la rândul lor, vă angajează clienții.

Care sunt gandurile tale? Care este cel mai bun sfat pentru o companie care scrie o politică de socializare? Vă rugăm să lăsați întrebările și comentariile dvs. în caseta de mai jos.