Cum să configurați și să gestionați arhivarea automată în Outlook 2010

Cum se face

DeAustin

Ultima actualizare pe20 august 2021

De la începutul Outlook, Microsoft a inclus întotdeauna Arhiva și Arhivare automată caracteristici, iar Outlook 2010 nu face excepție. Caracteristica Arhivare automată mută sau șterge automat e-mailurile mai vechi din cutia poștală principală într-un fișier de date de arhivă stocat pe hard disk-ul local. Aceste fișiere se numesc fișiere .PST. În trecut, când Fișierele Outlook .PST au avut o limită de 2 GIG, funcția Arhivare a fost mult mai importantă, deoarece arhiva e-mailurile mai vechi din fișierul .PST principal și într-un fișier Archive.pst. Acestea fiind spuse, chiar dacă fișierele .PST din Outlook 2010 au o limită de 20 Gig, este totuși o idee bună să-l lăsați să vă gestioneze e-mailurile mai vechi pentru a menține fișierele .PST mici și performanța sistemului.

Ce face funcția Arhivare automată?

Arhivare automată reduce dimensiunea cutiei poștale prin ștergerea sau mutarea articolelor vechi într-un fișier de date de arhivă sau .PST. Procesul funcționează aproape la fel, indiferent dacă utilizați Microsoft Exchange la serviciu sau IMAP sau POP dintr-o configurație de acasă sau de o afacere mică. Este, în esență, la fel ca și cum ați lua câteva teancuri de hârtie de pe birou și le-ați plasat într-un dulap de fișiere organizat cu acces rapid sau într-un fișier .PST, așa cum s-a menționat mai sus. Acest proces este diferit de export în două moduri. Exportarea vă va permite să mutați e-mailurile în mai multe formate externe diferite, în timp ce arhivarea vă permite doar să mutați e-mailurile mai vechi într-un fișier .pst sau să ștergeți e-mailul complet. Arhivarea permite, de asemenea, accesul mai ușor la e-mailurile vechi, deoarece există o filă în panoul de navigare Outlook. Desigur, puteți configura și Arhivarea automată pentru a șterge și e-mailurile vechi.

Cum să activați arhivarea automată implicită pentru toate folderele Outlook 2010

1. În Microsoft Outlook și faceți clic pe Fişier meniu și selectați Opțiuni.

2. În meniul Opțiuni, faceți clic pe Avansat fila și apoi faceți clic pe Setări de arhivare automată buton.

3. Faceți clic pe caseta de selectare pentru Rulați Arhivare automată la fiecare [14] zile. De aici, puteți personaliza în continuare setările de Arhivare automată pentru Outlook 2010; totuși, în mod implicit, odată activată, Arhivarea automată va muta (nu șterge) toate e-mailurile mai vechi de șase luni într-un fișier Archive.pst. Vă sugerez să păstrați Solicitați înainte ca Arhivarea automată să ruleze verificat, astfel încât să fiți alertat ori de câte ori are loc o arhivă. Ai fi surprins cât de des oamenii mă întreabă despre mesajele lipsă. În mod normal, este o funcție de arhivare automată. După ce aveți setările unde vă plac, faceți clic Aplicați aceste setări la toate folderele acum.

Dacă ați urmat pașii de mai sus, Arhivare automată vă activează toate mesajele Outlook. Dacă există un folder pe care doriți să-l excludeți din Arhivare automată sau dacă doriți să se aplice doar la câteva foldere, putem face și asta. Outlook 2010 vă permite să personalizați setările de Arhivare automată pentru fiecare folder; Iată cum.

Modificați setările de arhivare automată pentru un singur folder Outlook 2010

4. În Outlook, căutați în panoul de navigare din stânga. De acolo, faceți clic dreapta pe orice folder și selectați Proprietăți pentru a seta politica de arhivare automată.

5. În fereastra Proprietăți Inbox care apare, faceți clic pe Arhivare automată fila. Aici puteți personaliza setările de arhivare automată pentru acest folder sau chiar puteți dezactiva complet arhivarea automată.

Bine, acum știm cum să arhivăm automat folderele individuale. Dar dacă nu doriți să utilizați deloc Arhivare automată? Dacă nu sunteți un fan al funcției automate, puteți utiliza în continuare Arhivarea utilizând procesul manual.

Cum să arhivezi manual articolele

6. În Outlook, faceți clic pe Fişier> Info meniu și selectați Instrumente de curățare > Arhivă.

7. În caseta de dialog Arhivă care apare, selectați care Foldere doriți să Arhiva. Acest proces este aproape același cu Arhivarea automată, cu excepția faptului că este o afacere unică. Ceva diferit este că puteți chiar să suprascrieți proprietatea „Nu arhivați automat” dacă ați aplicat-o unor foldere, dar aceasta este opțională.

Unde sunt situate elementele arhivate Outlook?

8. În Outlook, puteți accesa elementele arhivate din folderul Arhivă din panoul de navigare a e-mailului din partea stângă.

9. De asemenea, puteți accesa arhivele din Outlook .PST fișierul unde se stochează. Puteți ajunge acolo făcând clic pe Fișier > Deschide meniu și selectați Deschideți fișierul de date Outlook.

10. În mod implicit, locația fișierului .pst din arhiva Outlook este:

%UserProfile%DocumentsOutlook Files

Dacă nu ați mai folosit Arhivarea în Outlook, încercați. Cu siguranță vă va ajuta să păstrați lucrurile curate și să mutați articolele de e-mail vechi, neutilizate, din fișierul căsuța poștală principală/.PST. Este, de asemenea, o modalitate bună de a menține sub control dimensiunea fișierului .PST. Și asta va ajuta la performanța sistemului!

Cum se face

Cum să găsiți cheia de produs Windows 11

Dacă trebuie să transferați cheia de produs Windows 11 sau doar aveți nevoie de ea pentru a face o instalare curată a sistemului de operare,...

Cum se face

Cum să ștergeți memoria cache, cookie-urile și istoricul de navigare Google Chrome

Chrome face o treabă excelentă în stocarea istoricului de navigare, a memoriei cache și a cookie-urilor pentru a optimiza performanța browserului online. E cum să...

Oferte

Potrivirea prețurilor în magazin: Cum să obțineți prețuri online în timp ce faceți cumpărături în magazin

Cumpărând în magazin nu înseamnă că trebuie să plătești prețuri mai mari. Datorită garanțiilor de potrivire a prețurilor, puteți obține reduceri online în timp ce faceți cumpărături în...