Ce sunt fișierele PST Outlook și de ce să le folosiți... sau nu?

Explicator

DeSteve Krause

Ultima actualizare pe27 octombrie 2021

Aproape toți cei cu care vorbesc la serviciu se plâng de dimensiunea contului lor de e-mail corporativ. În mod normal, nu este o problemă (dar oamenii încă se plâng) pentru că atunci când o cutie poștală se apropie de limita ei, majoritatea Serverele de e-mail (cum ar fi Microsoft Exchange) vor avertiza utilizatorul astfel încât să poată curăța cutia poștală înainte de Server impune limitele lor de dimensiune prin restricţionarea trimiterii/primirii de la server.

Acum, toate acestea sunt Fine și Dandy PÂNĂ când... plecați în vacanță pentru câteva zile, acele avertismente de dimensiunea e-mailului vin și pleacă și apoi bam! Căsuța dvs. poștală este plină și nu mai puteți trimite/primi e-mailul de pe mobil sau chiar de pe OWA (Outlook Web Access). Am primit apelul de un milion de ori. iPhone-ul meu nu poate trimite e-mailuri, ajutor!

• Deci ce să fac?
• Există o soluție pentru aceste cutii poștale de dimensiuni insuficiente?
• Ce ar trebui să fac înainte de a pleca în vacanță?

Acum vă fac cunoștință cu infamul (după IT) Fișier PST Outlook.

Ce sunt fișierele Outlook .PST?

• Fișierele de date Outlook sau fișierele Microsoft Outlook .PST (cum sunt mai bine cunoscute) pot fi create folosind Microsoft Outlook pentru a muta sau copia e-mailuri și atașamente din contul dvs. de cutie poștală server în local PC. În esență, este o arhivă locală sau un fișier de stocare pe care îl creați pentru a stoca e-mailul și atașamentele pe hard disk-ul computerului, unitatea USB sau serverul partajat (în funcție de locul în care îl creați și stocați).

Cât de mult puteți stoca în fișierele Outlook .PST?

• Înainte de Outlook 2003/2007, fișierele .PST puteau stoca doar 2 gigaocteți de e-mail și atașamente. Cu Outlook 2003 și Outlook 2007, formatul s-a schimbat, permițând fișierelor .PST să crească după cum este necesar la peste 20 de gigaocteți, cu excepția cazului în care este implicit configurația este modificată.
• Sincer, nu-i lăsați să primească 20 de concerte. E o mult O idee mai bună să păstrați fișierele .PST nu mai mari de câteva concerte. Dacă aveți nevoie de mai mult spațiu de stocare, creați un nou fișier .PST în loc să creați imens .Arhivele PST. Cu cât fișierele .PST sunt mai mari, cu atât sunt mai mari șanse de corupție și pierderi de date (plus cu atât va fi mai greu să faceți copii de rezervă pentru băieții răi.) Puteți atașa cât mai multe .PST fișierele la clientul Outlook după cum aveți nevoie, așa că separați-vă e-mailul în mod logic în mai multe fișiere .PST dacă trebuie să stocați mai mult de câteva GIG-uri vechi e-mail.
• SFAT – Dacă utilizați fișiere .PST pentru a arhiva e-mailurile vechi, comprimați-le după ce copiați toate datele vechi în ele. E-mailul este de obicei doar text, așa că se comprimă FOARTE frumos.

Cum pot crea fișiere Outlook .PST?

• E UȘOR, iată câteva ghiduri pentru Outlook 2007, 2013, și 2016.

De ce să folosiți/creați fișiere .PST? Beneficii?

Dimensiunea cutiei poștale

• Vă amintiți primul paragraf al acestui articol? Majoritatea administratorilor de e-mail limitează dimensiunea cutiilor poștale corporative. Cu cât cutia poștală este mai mare, cu atât au nevoie de mai mult spațiu pe disc, cu atât au nevoie de mai mult pentru a face backup și de mai mult TIMP de care au nevoie pentru a efectua acele copii de rezervă.
• Dacă sunteți un packrat de e-mail (ca mine), o cutie poștală de 200 de megaocteți pur și simplu nu o va tăia. Aici intervin fișierele .PST. Doar creați un fișier .PST și trageți și plasați e-mailul în el. Ele funcționează la fel ca un folder obișnuit de cutie poștală în Outlook. Tragere și plasare. E simplu! forum>.
• Cele mai recente versiuni ale Windows Search indexează căsuța poștală ȘI toate fișierele locale .PST (configurabile) care permit accesul aproape instantaneu la toate e-mailurile prin intermediul caracteristicilor de căutare încorporate în Microsoft Outlook.

Backup și recuperare în caz de dezastru

• Dacă nu aveți (sau aveți încredere) un administrator de e-mail care efectuează în mod regulat copii de siguranță ale serverului dvs. de e-mail, atunci vă copiați e-mailul (da, nu trebuie să MUTAȚI e-mailul în fișiere .PST, îl puteți copia și) într-un fișier .PST local este o metodă rapidă și ușoară pentru a vă asigura că e-mailul dvs. poate fi recuperat pe un server DR scenariu.

Portabilitate

• Fișierele .PST fac e-mailul portabil. De exemplu, să presupunem că doriți să mutați e-mailul dintr-o cutie poștală în alta. De exemplu, poate că vă schimbați locul de muncă și doriți să aduceți niște e-mailuri vechi. Sau poate schimbați furnizorii de gazdă. SAU, poate doriți să copiați e-mailul personal și de serviciu într-un fișier .PST, să îl păstrați pe o unitate USB mică și să îl păstrați la dvs. în orice moment. După cum am spus, fișierele .PST păstrează e-mailul foarte portabil. Și da, la fel este și un cont GMAIL, dar acest articol nu este despre GMAIL :)

Securitate

• Știați că este aproape imposibil să urmăriți/auditarea dacă tipul/departamentul dvs. IT vă citește e-mailul? Mutarea e-mailului „sensibil” sau „confidențial” de pe serverul de e-mail / Exchange într-un fișier .PST local adaugă un nivel de securitate.
• Notă: Majoritatea departamentelor IT au capacitatea de a prelua fișierele dvs. .PST fără să știți acest lucru direct de pe hard disk la locul de muncă. Din acest motiv, aplicarea unei securități suplimentare pe hard disk-ul computerului este esențială. Voi scrie un articol pe acest subiect în curând, dar deocamdată, aruncați o privire acest articol. Este puțin „GEEKY”, așa că voi continua în curând cu un articol care explică câteva opțiuni pentru securizarea fișierelor .PST.

Care sunt dezavantajele utilizării fișierelor .PST?

Acces de la distanță

• Odată ce mail este mutat într-un fișier .PST, acesta nu va mai fi disponibil pe server utilizând aplicații de acces la distanță, cum ar fi OWA sau telefoane mobile, care SE SINCRONIZează cu căsuța poștală. Pentru a accesa e-mailul în fișierele .PST, va trebui să utilizați un client Microsoft Outlook complet. O unitate USB mică poate ajuta în aceste situații. Cu toate acestea, încă nu este la fel de convenabil ca să lăsați e-mailul pe server.

Oamenii nu te vor placea și este posibil să-ți pierzi locul de muncă

• Fișierele .PST de-a lungul timpului (în funcție de câte e-mailuri primiți/păstrați) pot ocupa MULT spațiu pe computerul dvs. local sau pe un server partajat, în funcție de locul în care le stocați. Băieții din IT urăsc orice îi face să lucreze la orice, cu excepția cazului în care își construiește CV-ul, așa că plasarea multor date undeva, care le va cere să cumpere mai mult spațiu pe disc, îi deranjează.
• Corporate Legal și majoritatea departamentelor de gestionare a evidențelor nu le plac fișierele .PST, deoarece vă permit utilizatorului final să ignore sau să ocolească cu ușurință politicile de păstrare/distrugere a documentelor corporative.
• Nici echipele de securitate a informațiilor corporative nu le plac fișierele .PST, pentru că dacă Legal le cere vreodată recuperarea datelor pentru un proces sau citație, fișierele .PST pot exaspera costul și efortul datelor recuperare.

Performanța sistemului și a creierului

• Cu cât aveți mai multe e-mailuri, cu atât mai multe e-mailuri trebuie să urmăriți și să procesați atât dvs., cât și computerul.
• Deoarece mai multe e-mailuri și atașamente sunt indexate de Windows Search (sau de un alt indexator de e-mail/sistem), indexul dvs. va fi mai mare, ȘI căutările vor dura mai mult.

Deci, sper că ți-am răspuns la toate întrebările despre fișierele Microsoft Outlook .PST și am acoperit câteva argumente pro și contra la nivel înalt. Dar în cazul în care am omis ceva, vă rugăm să nu ezitați să lăsați un comentariu sau să postați întrebarea dvs. în mine forum.

Cum se face

Cum să găsiți cheia de produs Windows 11

Dacă trebuie să transferați cheia de produs Windows 11 sau doar aveți nevoie de ea pentru a face o instalare curată a sistemului de operare,...

Cum se face

Cum să ștergeți memoria cache, cookie-urile și istoricul de navigare Google Chrome

Chrome face o treabă excelentă în stocarea istoricului de navigare, a memoriei cache și a cookie-urilor pentru a optimiza performanța browserului online. E cum să...

Oferte

Potrivirea prețurilor în magazin: Cum să obțineți prețuri online în timp ce faceți cumpărături în magazin

Cumpărând în magazin nu înseamnă că trebuie să plătești prețuri mai mari. Datorită garanțiilor de potrivire a prețurilor, puteți obține reduceri online în timp ce faceți cumpărături în...