Cum să adăugați sau să eliminați o listă drop-down în Excel

Cum se face

DeJeff Butts

Publicat12 octombrie 2023

Când creez o foaie de calcul în Excel, ideea este să simplific și să organizez mai bine unele părți din viața mea. Fie că este vorba despre bugetul personal, pregătirea pentru facturarea unui client sau realizarea unui inventar al filmelor și jocurilor video mele, Excel poate schimba jocul.

Sunt multe sfaturi pentru a ajuta faceți din Excel un instrument și mai eficient pentru dvs. Pentru a vă ajuta foile de calcul să fie și mai puternice și mai eficiente, este important să vă asigurați că anumite valori sunt introduse în același mod. Fie că este vorba de a ajuta la filtrarea datelor mai târziu sau de a căuta prin ele, este crucial să vă asigurați că toate discurile mele Blu-ray poartă același nume. De aceea, a ști cum să adăugați (sau să eliminați) o listă derulantă în Excel poate fi atât de util. Să trecem prin utilizarea acestei funcții avansate pentru tine.

Adăugați o listă drop-down în foaia de calcul Excel

Pentru acest exemplu, voi folosi un inventar de filme. Am câteva filme pe VHS, unele pe DVD și altele pe Blu-ray. Pentru a ajuta cu filtrare, sortare și căutare prin catalog mai târziu, am o coloană pentru „Tipul media”.

Voi adăuga o listă derulantă pentru „Tipul media”, astfel încât să fiu sigur că am întotdeauna Blu-ray și celelalte formate scrise în același mod. Faceți acest lucru folosind validarea datelor.

Cum să adăugați o listă derulantă în Excel:

1. În foaia de calcul, selectați celulele pe care doriți să le utilizați în lista derulantă.
2. Ori alege Date > Validare din bara de meniu sau din Data validarii pictograma în Date panglică.
   
3. Va apărea dialogul de validare a datelor. Sub Criterii de validare > Permite, alege Listă.
   
4. În continuare, în Sursă câmp, introduceți valorile pe care doriți să le permiteți, separate prin virgule.
   
5. Dacă valorile se găsesc într-o altă foaie, le puteți selecta și acolo făcând clic pe pictograma din partea dreaptă a casetei de introducere, apoi pe celula sau celulele care conțin valorile permise.
   
6. Dacă doriți ca lista derulantă să apară când faceți clic pe celulă, asigurați-vă Meniu derulant în celulă este bifat.
7. Clic Bine pentru a finaliza lista derulantă.

După ce ați terminat, puteți face clic pe valoarea din lista derulantă, în loc să o introduceți. Desigur, puteți încă introduce valoarea.

Dacă introduceți text care nu se potrivește cu una dintre valorile pe care le-ați specificat pentru lista derulantă, Excel vă va avertiza cu privire la eroarea de validare a datelor. Din acest motiv, este adesea o idee bună să vă asigurați Ignorați golul este activat în Data validarii dialog.

Modificarea sau eliminarea unei liste drop-down în Excel

Dacă decideți că nu mai doriți validarea datelor pe care vi le oferă lista dvs. derulantă, este ușor de eliminat. De asemenea, este ușor să adăugați sau să eliminați valori din lista de intrări acceptabile.

Cum să modificați valorile permise într-o listă derulantă

1. În foaia de calcul, selectați celulele folosind lista verticală.
2. Ca și înainte, alegeți Date > Validare din bara de meniu. Alternativ, faceți clic pe Data validarii butonul din Date panglică.
3. Dacă ați introdus o listă de valori în fișierul Sursă: câmp, editați lista respectivă. În caz contrar, editați intervalul de celule incluse.

Ușor, nu? Acum, ce se întâmplă dacă doriți să eliminați complet meniul derulant? De asemenea, este simplu de făcut.

Cum să eliminați o listă drop-down dintr-o foaie de calcul

1. Reveniți la foaia de calcul și selectați celulele care folosesc lista verticală.
2. Clic Date > Validare în bara de meniu. De asemenea, puteți utiliza doar pictograma de validare a datelor din Excel Date panglică.
3. Clic Curata tot.
   
4. Clic Bine, iar lista derulantă nu mai este prezentă în celule.

Mai multe setări avansate de validare a datelor în Excel

Uneori, este posibil să creați această listă derulantă în beneficiul altcuiva. Dacă acesta este cazul, poate fi necesar să personalizați ceea ce apare pe măsură ce introduc datele.

Excel oferă chiar și câteva funcții avansate dincolo de funcţii şi formule. Printre acestea, veți descoperi că puteți chiar personaliza mesajul pe care cineva îl vede atunci când introduce valori. De asemenea, puteți modifica ceea ce arată alerta și textul afișat atunci când este introdusă o intrare nevalidă.

Iată cum puteți utiliza funcțiile pentru a face foaia de calcul ușor de utilizat.

Cum se schimbă mesajul de intrare pentru o listă derulantă

1. Selectați celulele care conțin lista dvs. derulantă, apoi introduceți Data validarii dialog ca în instrucțiunile anterioare.
2. Clic Mesaj de intrare din filele disponibile.
   
3. Pentru a vă asigura că mesajul apare ori de câte ori este selectată una dintre celule, activați caseta de selectare pentru Afișați mesajul de intrare când este selectată celula.
4. Dacă doriți, introduceți un titlu și un mesaj de intrare pentru afișare.

Odată configurat, Excel va afișa un mesaj ca cel de mai jos atunci când o celulă, inclusiv lista derulantă, este selectată.

Apoi, mesajul de eroare. Mesajul de eroare implicit când cineva introduce text nevalid este în regulă, dar poate doriți să-l personalizați puțin. Mie personal îmi place întotdeauna să adaug un pic de snark, dar s-ar putea să nu fie stilul tău.

Cu toate acestea, dacă doriți să personalizați acele alerte de eroare, iată cum o puteți face.

Cum să setați o alertă de eroare personalizată pentru o listă drop-down

1. De la Data validarii dialog, alegeți Alertă de eroare.
2. Asigurați-vă că Afișați alerta de eroare după ce sunt introduse date nevalide este bifat. Desigur, dacă nu doriți să fie afișat un mesaj de eroare, puteți debifa caseta.
   
3. Selectați stilul dorit pentru alerta de eroare. Aceasta modifică pictograma afișată. Stilurile disponibile includ:
   • Stop, care afișează un cerc roșu cu un x alb în mijloc.
   • Avertisment, care arată un triunghi galben în jurul unui semn de exclamare negru.
   • Informații, cercul albastru standard cu un „I” alb în interior.
4. Apoi, personalizați titlul și mesajul de eroare după propriile preferințe.
5. Pentru a termina, faceți clic Bine.

După ce ați terminat, veți vedea un mesaj de eroare personalizat de fiecare dată când furnizați date într-una dintre celulele derulante care nu se potrivesc cu valorile pe care le-ați specificat.

Obțineți Excel pentru a vă ridica grele

Există multă putere în Excel. Când încerci extrage, colectează sau analizează date, este cu siguranță util să lăsați software-ul pentru foi de calcul să se ocupe de sarcinile grele pentru dvs. Puteți găsi textul parțial se potrivește cu formula corectă, calculează vârsta cuiva pe baza datei lor de naștere și multe altele.

Care este sfatul sau trucul tău preferat în Excel? Anunțați-ne în comentariile de mai jos.