Ghid de utilizare pentru utilizarea pieselor rapide automate în Office 2010

Microsoft

DeAustin

Ultima actualizare la13 septembrie 2018

Ați lucrat vreodată în Microsoft Word sau Outlook și ați constatat că utilizați deseori același conținut în mai multe documente? Știu personal dacă există o modalitate de a economisi timp și de a face mai puțin tastarea, sunt joc. În Office 2010 putem folosi AutoText și Quick Parts pentru a economisi timp și a introduce automat text și câmpuri, sau chiar edita proprietățile documentului. Este deosebit de ideal pentru tine tipuri de vânzări sau tehnologie care trimit aceleași 10 e-mailuri in fiecare zi! Hai să aruncăm o privire!

Ce este AutoText?

AutoText este cea mai mare parte a pieselor rapide și conform Microsoft:

AutoText este conținut reutilizabil pe care îl puteți stoca și accesa din nou și din nou. Clic Text automat pentru a accesa galeria AutoText. Puteți salva AutoText în galeria AutoText selectând textul pe care doriți să îl reutilizați, dând clic Text automat, apoi faceți clic pe Salvați selecția în galeria AutoText. Prin completarea noilor informații despre blocuri de clădire, stocați din nou conținutul pe care îl salvați.

Sau cu alte cuvinte, AutoText este doar fragmente de conținut text care este salvat, astfel încât să puteți introduce automat documentele, e-mailurile și proiectele dvs. apăsând un buton. Economisește mult timp!

Ce sunt piesele rapide?

Conform Microsoft:

Galeria de piese rapide este o galerie în care puteți crea, stoca și găsi piese reutilizabile de conținut, inclusiv text automat, proprietățile documentelor, cum ar fi titlul și autorul, și câmpuri.

Mai târziu vom analiza mai multe alte părți ale pieselor rapide, dar, deocamdată, să ne concentrăm asupra textului automat.

Mod de creare a unei noi intrări de text automat
În Word 2010, intrările AutoText sunt stocate ca blocuri de construcție. Pentru a crea o intrare nouă, utilizați butonul Creați un bloc de construcții nou căsuță de dialog.

1. În documentul dvs., Selectați conţinut (text) pe care doriți să o transformați într-o intrare AutoText.

2.Clic Introduce panglică și apoi Clic Piese rapide buton. Apoi apasa Salvați selecția în galeria AutoText.

3. Completează informațiile din Creați un bloc de construcții nou căsuță de dialog:

• Nume: Tastați un nume unic pentru intrarea Text automat.
• Galerie: Selectează Text automat Galerie.
• Categorie: Selectează General sau creați o categorie nouă.
• Descriere: Tastați o descriere a blocului de construcție.
• Salvați în: Faceți clic pe numele șablonului din lista derulantă. De exemplu, faceți clic pe Normal.dotm

Este tot ceea ce există pentru a crea intrări automate. Desigur, puteți crea diferite seturi pentru diverse proiecte și puteți să le salvați în diferite șabloane de documente (fișiere .dotm,), dar vom economisi atât de mult timp pentru a face un alt articol grozav.

Cum se șterge o intrare automată a textului

4. asemănător la Pasul 2 de mai sus, accesați fila Insert și în meniul Piese rapide> Text automat. De data aceasta, însă, veți fi Click dreapta un Intrare automată și apoi SelectațiOrganizați și ștergeți.

5.Clic Intrare automată pe care ai vrea să o elimini și apoi Clic Șterge buton.

Utilizarea textului automat în Word 2010

6.a Începeți să tastați text conținut într-o intrare Autotext, pe măsură ce primiți primul cuvânt sau în acest fel, veți vedea un mic pop-up care vă permite să știți că puteți presaintroduce pentru a insera intrarea Autotext.

6.b În mod alternativ, puteți introduce doar primele două litere ale unei intrări Autotext și apoi presaF3 pentru a insera cea mai similară intrare Autotext.

Indiferent de felul în care decideți să utilizați AutoText, rezultatul ar trebui să fie același. Intrarea dvs. AutoText va fi adăugată documentului în modul implicit specificat. Desigur, puteți utiliza întotdeauna Piese rapide> buton Text automat pe Introducepanglică pentru a plasa AutoText, dar asta necesită toate aceste etape suplimentare.

Ce este o parte rapidă a proprietății documentului?

Piesele rapide ale proprietății documentului oferă acces rapid și ușor la proprietățile meta-date ale documentului. În timp ce AutoText este disponibil atât în ​​Word cât și în Outlook, piesele rapide pentru proprietatea documentelor sunt disponibile doar în Word 2010; restul suitei este lăsat afară.

7. Există câteva moduri diferite de a accesa Proprietățile documentului. Cel mai rapid este din File> Info meniul. Aici poti Clic Proprietăți pentru a afișa panoul de documente sau puteți merge direct la fereastra avansată a proprietăților documentului.

8.a Dacă ați ales panoul Proprietăți document, acesta va apărea ca o bară chiar deasupra spațiului de lucru al documentului. Pe de o parte, acest lucru vă oferă o modalitate rapidă de a edita meta-datele unui document, dar are dezavantajul de a ocupa O mulțime de spațiu pe ecran.

8.b De asemenea, puteți accesa Proprietățile avansate ale documentelor din panoul de documente.

9. Fereastra Advanced Document Properties este aceeași fereastră pe care o vedeți de obicei dacă Făcut clic dreapta un fișier de document din Windows Explorer și Selectat Proprietăți. În rezumat fila, puteți edita toate informațiile meta ale unui document.

10. Puteți introduce piese rapide ale proprietății documentului din panglica Insert în Word. Odată introdus într-un document, acesta va folosi orice date disponibile pentru a completa automat informațiile solicitate.

Rețineți că funcționează ca o sincronizare a datelor. Dacă modificați aceste informații introduse, acea modificare se află și în proprietățile documentului avansat.

Suna distractiv? Dă-i o fugă! Trebuie să mă joc cu mai multe funcții Office 2010 noi!