Cum să obțineți la maxim tabelele pivot din Excel

Cum-Pentru a

DeBen Stockton

Ultima actualizare la17 ianuarie 2020

Tabelele pivot sunt perfecte pentru analiza datelor, mai ales dacă foaia de calcul Excel are mai multe foi de lucru. Crearea unui tabel pivot în Excel este un lucru, dar folosirea eficientă a acestei caracteristici puternice este alta.

Poate suna dificil, dar, după ce ați stăpânit folosind tabele pivot, orice este posibil. Iată câteva sfaturi importante despre cum să obțineți la maxim tabelele pivot din Excel.

Utilizarea intervalelor de date dinamice

Când creați un tabel pivot, utilizați un set de date setat (de exemplu, celulele A1 până la D4). Crearea unui tabel Excel standard din setul de date înainte de a crea un tabel pivot înseamnă că, atunci când adăugați sau eliminați date, tabelul pivot ar trebui să se actualizeze automat. Aceasta înseamnă că informațiile conținute în tabelul pivot vor fi întotdeauna corecte.

Pentru a face acest lucru, selectați o celulă din setul de date, apoi apăsați T Ctrl + pe tastatura ta. presa O.K pentru a confirma și a crea un tabel Excel de bază.

Din noul tău tabel, poți crea un tabel pivot care se va actualiza când se vor schimba datele. Clic Proiectare> Rezumare cu PivotTable pentru a face acest lucru.

Puteți atunci creați-vă tabelul de pivot Excel la fel de normal, lăsând tabelul ca interval de date. Setați locul în care doriți să fie creat tabelul pivot înainte de a face clic O.K să-l creeze. Odată creat, adăugați câmpurile de date pe care doriți să le vedeți în tabelul pivot.

Dacă Tabelul dvs. pivot nu se actualizează automat pentru a reflecta modificările aduse setului dvs. de date, faceți clic pe Analizați> Reîmprospătați pentru a reîmprospăta manual.

Utilizarea totalului procentual

Totalele afișate într-un tabel pivot vor fi de obicei afișate sub formă de numere, dar le puteți modifica în procente. De exemplu, un set de date conține informații despre un grup de studenți, cu o coloană etichetată Clasa ratată care indică dacă au ratat sau nu vreo clasă.

Pentru a calcula procentul de elevi din acest grup care nu au ratat niciodată o clasă, față de numărul care au, am putea utiliza un procent total. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe un număr din coloana pe care doriți să o modificați, apoi apăsați Afișați valori ca>% din totalul mare.

Tabelul actualizat va afișa totalul procentual - în acest caz, 90% pentru Nu, 10% pentru da. Există și alte opțiuni, inclusiv % din totalul coloanei, dacă preferați să le utilizați în schimb.

Redenumirea etichetelor antetului tabelului pivot

Când creați un tabel pivot, anteturile setului de date existente sunt utilizate pentru a eticheta o coloană. Când vă manipulați datele utilizând SUM sau alte funcții, Excel va crea de obicei un antet mai puțin imaginativ pentru a se potrivi cu datele care sunt manipulate cu funcția.

De exemplu, calcularea numărului de studenți care utilizează Carnet de student coloana creează un antet de tabel pivot numit Contele of ID-ul studentului. Acest lucru este oarecum auto-explicativ, dar antetul poate fi redenumit pentru a face mai clar scopul acestui tabel pivot.

Pentru a face acest lucru, pur și simplu editați antetul tabelului pivot, așa cum ați face orice altă celulă. Faceți dublu clic pe celulă pentru a începe editarea acesteia, apoi înlocuiți textul. Poti de asemenea faceți clic dreapta pe>Setări câmp valorice, apoi tastați un nume de înlocuire în Nume personalizat câmp înainte de a face clic O.K a salva.

Antetul dvs. personalizat va rămâne în loc dacă nu (sau până când) eliminați acea coloană din tabelul rotativ.

Utilizarea Drill Down în tabele pivotante Excel

Dacă aveți un tabel pivot care conține totaluri de ceva, puteți drill down pentru a vizualiza rapid informațiile care se potrivesc. De exemplu, într-un tabel care conține numărul de studenți care au ratat o clasă (folosind site-ul nostru mai devreme listează setul de date), putem folosi rapid această metodă pentru a vedea cine a omis (sau nu a ratat) clasă.

Pentru a face acest lucru, faceți dublu clic pe unul dintre totalurile dvs.

Folosind exemplul de mai sus, pentru a vizualiza toți studenții care au ratat o clasă, faceți dublu clic pe total pentru Nu (numarul 9 în celula B4, în Numărul codului de student coloana) va afișa un tabel cu elevii potriviți într-o foaie de lucru nouă.

Modificarea formatării numărului de celule în tabelele pivot

În mod implicit, datele din tabelul pivot vor apărea în General formatul numărului de celule. În loc să formatați manual fiecare celulă într-un format de număr diferit, ar trebui să setați tabelul pivot pentru a face acest lucru în loc.

De exemplu, o coloană adăugată la setul de date din lista noastră de clase numită Taxa pentru kituri sportive afișează suma restantă datorată de fiecare student pentru costul unui kit de joc sportiv, prezentat în dolari în tabelul inițial. Adăugarea acestor date la un tabel pivot afișează informațiile din General formatul numărului de celule, mai degrabă decât cel corect Valută format.

Pentru a modifica acest lucru, faceți clic dreapta pe eticheta antet din tabelul rotativ și faceți clic pe Setări câmp valorice.

De acolo, apăsați butonul Buton formatare număr. Selectați Valută de la Celule de format înainte de a apăsa butonul O.K buton pentru salvare.

Datele din tabelul pivot se vor actualiza pentru a utiliza formatarea actualizată a numărului de celule. Pentru acest exemplu, schimbând din General la Valută a adăugat semne de dolari la fiecare valoare.

Duplicarea rapidă a tabelelor pivot

Nu trebuie să creați un nou tabel pivot de fiecare dată când doriți să analizați datele într-un mod ușor diferit. Dacă doriți să copiați un tabel pivot cu o formatare personalizată, de exemplu, puteți pur și simplu să copiați tabelul pivot.

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe o celulă din tabelul pivot și apăsați Ctrl + A pentru a selecta tabelul în ansamblu. Faceți clic dreapta și apăsați Copiesau apăsați Ctrl + C pe tastatura ta.

Selectați o celulă goală într-o altă poziție din foaia de calcul Excel, pe aceeași foaie de lucru sau diferită, apoi faceți clic dreapta pe> Lipire sau apăsați Ctrl + V să-l lipiți.

Noul tabel va fi identic cu cel vechi, cu aceeași formatare și set de date. Puteți modifica apoi tabelul pivot pentru a raporta informații diferite.

Utilizarea Excel pentru analiza datelor

Deși tabelele pivot sunt utile, acestea nu sunt singura modalitate de a analiza datele dintr-o foaie de calcul Excel. Poti concatenează-ți datele Excel pentru a facilita înțelegerea sau utilizarea formatarea condițională pentru a face anumite părți ale datelor dvs. să iasă în evidență.

Cu acestea funcții de top Excel, utilizatorii noi pot atinge terenul și pot începe să creeze foi de calcul avansate Excel.