Cum să faceți e-mailuri importante să iasă în evidență în Outlook

Cum-Pentru a

DeBen Stockton

Ultima actualizare la11 ianuarie 2020

Aproape fiecare angajat al biroului trebuie să se ocupe de o cutie de e-mail nepoluantă la un moment sau altul. Din fericire, utilizatorii Microsoft Outlook pot profita de diferite caracteristici concepute pentru a face evidențierea e-mailurilor importante.

Acestea includ formatarea condiționată și categorii de culori pentru a adăuga diferite fonturi și culori la e-mailurile dvs. Iată cum puteți utiliza aceste funcții în Outlook.

Utilizarea formatării condiționate în Outlook

Formatarea condiționată vă permite să setați reguli de formatare pentru e-mailurile Outlook. Puteți seta diferite culori, fonturi și stiluri la mesajele dvs. de e-mail, după cum apar în curierul de intrare. Pentru a începe, va trebui să creați o nouă regulă de formatare condiționată.

În Outlook, faceți clic pe Vizualizare> Setări vizualizare

în Vedere actuala categorie. În Setări avansate de vizualizare fereastră, faceți clic pe Formatarea condițională.

Crearea unei noi reguli de formatare condiționată

După cum veți vedea din Formatarea condițională fereastra de setări, Outlook folosește deja reguli de formatare condiționată pentru anumite scenarii. E-mailurile necitite, de exemplu, vor apărea cu text albastru folosind fontul Segoe UI.

Pentru a adăuga propria regulă de formatare condiționată, faceți clic pe butonul Adăuga buton.

Dați un nume adecvat regulii dvs., apoi faceți clic pe Font pentru a seta opțiunile de formatare precum fontul, culoarea și dimensiunea.

Clic O.K pentru a confirma setările de fonturi.

După ce stilul de formatare pentru regula dvs. este setat, faceți clic pe butonul Condiție buton.

De aici, puteți seta regula de a aplica automat la e-mailurile care conțin anumite cuvinte cheie sau la e-mailuri trimise sau de la anumite adrese de e-mail.

Formatarea pe adresa de e-mail

Pentru a adăuga o regulă care se aplică e-mailurilor de la un expeditor specific, tastați adresa de e-mail în Din casetă, care separă mai multe adrese de e-mail cu un punct și virgulă. Puteți aplica acest lucru la toate e-mailurile trimise de pe un singur site tastând @ domain.com, înlocuind domain.com cu numele de domeniu corect.

Puteți face acest lucru și pentru e-mailurile pe care le trimiteți, mai degrabă decât pentru a le primi, tastând adresa de e-mail din Trimite catre cutie în schimb.

Formatare prin căutare de cuvinte cheie

Pentru a aplica regula de formatare condiționată la e-mailurile care conțin cuvinte, tastați cuvântul cheie (sau cuvinte cheie) în secțiunea Căutați cuvintele cutie.

Selectează Numai câmp subiect opțiunea din meniul derulant de mai jos pentru a căuta doar în câmpul subiect cuvintele cheie alese sau opțiunea Câmpul subiectului și corpul mesajului opțiune de a căuta în întregul e-mail.

Reguli avansate de formatare condiționată

Puteți crea reguli de formatare complexe suplimentare în Mai multe alegeri și Avansat file. De aici, puteți aplica noua dvs. regulă la e-mailuri, în funcție de starea lor citită, importanța, semnalizarea, dimensiunea și multe altele.

De exemplu, pentru a seta regula să se aplice numai la e-mailurile necitite, faceți clic pe butonul Numai articole care sunt caseta de selectare din Mai multe alegeri apoi selectați fila necitită opțiune din meniul derulant.

În Avansat tab, puteți crea căutări specifice pentru regula dvs. utilizând aproape toate datele Outlook disponibile. Făcând clic pe butonul Câmpuri opțiune vă oferă sute de opțiuni din care să alegeți. Cele mai frecvente câmpuri sunt enumerate în secțiunea Câmpuri utilizate frecvent categorie.

Clic Adaugă la listă pentru a adăuga aceste criterii avansate de căutare la regula dvs. de formatare. Exemplul de mai jos arată o căutare avansată pentru toate e-mailurile care conțin „Ben” în Subiect camp.

După ce sunteți mulțumit de regula dvs., faceți clic pe O.K pentru a confirma atunci O.K pentru a închide Formatarea condițională fereastra de setări.

Utilizarea categoriilor de e-mailuri

În timp ce este posibil categorizați e-mailurile Outlook folosind folderele de căutare, un alt mod de a sublinia e-mailurile dvs. importante este să aplicați o categorie. Categoriile au un nume separat și o etichetă de culoare, permițându-vă să le vizualizați separat.

Un sistem de culori verde-galben-roșu v-ar putea ajuta să acordați prioritate celor mai importante e-mailuri, de exemplu. În mod implicit, Outlook oferă categorii în albastru, verde, portocaliu, violet, roșu și galben. Le puteți edita sau crea propriul dvs., folosind culori și nume alternative.

Crearea sau editarea categoriilor

Pentru a crea o categorie nouă sau a edita una existentă, faceți clic pe Acasă > Categorizare> Toate categoriile.

Clic Nou pentru a crea o categorie nouă. Selectați culoarea categoriei dvs. din meniul derulant, dându-i un nume în Nume caseta de deasupra.

Clic O.K pentru a vă salva categoria.

Aplicarea manuală a unei categorii la e-mailurile Outlook

Pentru a aplica manual o categorie la un e-mail Outlook, selectați-o în vizualizarea folderului Outlook. Clic Acasă> Categorizați, apoi faceți clic pe categoria dvs.

Categoria dvs. va apărea ca un pătrat colorat în vizualizarea implicită a folderului Outlook, peste ora și data de primire. Numele categoriei dvs. va apărea sub subiectul de e-mail în vizualizarea e-mail.

Pentru a vizualiza e-mailurile pe categorii, faceți clic pe Vizualizare> Categorii și defilați la secțiunea corespunzătoare pentru categoria dvs.

Aplicarea automată a categoriilor Outlook

De asemenea, puteți utiliza regulile Outlook pentru a aplica automat anumite categorii de e-mailuri. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Fișier> Informații> Gestionare reguli și alerte.

În Reguli de e-mail fila din Reguli și Alerte, faceți clic pe butonul Nouă regulă buton.

Selectați Aplicați regula cu privire la mesajele pe care le primesc înainte de a face clic Următor →.

Selectați criteriile de căutare pentru regula categoriei de culori. De exemplu, pentru a aplica regula la e-mailurile de la o anumită adresă de e-mail sau un nume de domeniu, faceți clic pe butonul De la oameni sau grup public Caseta de bifat.

În Pasul 2 zona de mai jos, faceți clic pe criterii din nou (subliniate cu albastru). Alături de Din opțiunea din partea de jos, introduceți adresa dvs. de e-mail sau numele de domeniu.

Dacă Outlook poate găsi adresa de e-mail în căsuța poștală existentă, selectați-o din lista care apare, apoi faceți clic pe O.K. Dacă nu se poate, faceți clic pe Anulare. Regula va fi creată indiferent. Clic Următor → a continua.

Puteți seta acțiunea pentru regula dvs. la următoarea etapă. Faceți clic pentru a activa „Alocați categoriei categoriei”Opțiunea din Pasul 1 secțiune.

Selectați categoria pentru a atribui acestei reguli făcând clic pe categorie în Pasul 2 secțiunea de mai jos, înainte de a face clic O.K, apoi Următor →.

Următoarea etapă vă permite să selectați orice excepție de la această regulă. Selectați acestea, ca mai sus sau faceți clic pe Următor → a continua.

În stadiul final, dați un nume pentru regula categoriei de culori, apoi selectați Executați această regulă acum pe mesajele deja din „Inbox” caseta de selectare pentru a o aplica retroactiv la toate e-mailurile existente.

Clic finalizarea pentru a crea și rula regula. Categoria de culori va fi aplicată pe e-mailurile dvs., conform criteriilor selectate.

Nu pierdeți e-mailurile dvs. de Outlook importante

Utilizarea categoriilor de culori și a regulilor de formatare condiționată este o modalitate excelentă de a face ca emailurile importante pe care le trimiteți și primiți să fie evidențiate în Outlook. Nu uitați să o faceți crește-ți productivitatea Outlook chiar și mai mult, folosind reguli Outlook suplimentare și semnalizări pentru a ține evidența lanțurilor de e-mail și a sarcinilor importante.

Poti de asemenea folosiți piese rapide în Outlook pentru a adăuga rapid declarații comune la răspunsurile dvs. de e-mail.