Cum să urmăriți modificările documentelor Microsoft Word

Cum-Pentru a

DeAndre Da Costa

Ultima actualizare la26 aprilie 2019

Dacă colaborați cu membrii echipei la proiecte sau marcați contracte cu redline, urmărirea modificărilor în Microsoft Word poate fi salvatoare! Track Changes este o caracteristică încorporată în Microsoft Word, care aduce cu adevărat sănătate în acest proces. Chiar dacă nu lucrați la proiecte complexe, cum ar fi achiziții, fuziuni, contracte sau autorizare un best-seller - Track Changes poate fi la fel de util pentru proiecte de grupuri mici, cum ar fi școala misiuni.

De când durează a acoperit această caracteristică din Microsoft Word 2010, s-au înregistrat îmbunătățiri semnificative care fac schimbările de urmărire și mai puternice. Cu disponibilitatea Office Online, utilizatorii pot efectua colaborarea în timp real pe un document și aceasta este una dintre noile funcții interesante pe care le analizăm în acest articol.

Activați și utilizați modificările de urmărire în Word 2016

Pasul 1: Pornirea conținutului

Va trebui să începeți cu un anumit conținut din documentul la care colaborați. Această parte a documentului este scrisă de un utilizator diferit. Primul paragraf a fost scris de mine.

Pasul 2: Activați modificările traseului
Pentru a începe urmărirea modificărilor, accesați secțiunea Revizuire tab și faceți clic pe Urmareste schimbarile în Urmărirea grup (puteți de asemenea să apăsați CTRL + SHIFT + E.)

Când Track Changes este activat, veți vedea un balon pentru fiecare autor în partea dreaptă a ecranului.

Pasul 3: Editare

Urmărirea modificărilor în Word folosește coordonarea culorilor pentru a evita confuzia. Primul autor este albastru, iar al doilea roșu. Când autori suplimentari realizează modificări, li se va atribui și o culoare unică.

Când modificările sunt făcute în document, apare o linie verticală lângă paragraf pentru a indica modificările aduse documentului. Observați primul paragraf nu are acest lucru deoarece Urmareste schimbarile nu a fost activat decât mai departe în document. Când faceți clic pe butonul Afișați modificările traseului bara, activează imediat o evidențiere a tuturor modificărilor care au fost făcute documentului împreună cu comentariile lor. Dacă îl mențineți activat și efectuați modificări, veți vedea modificările în timp real pe măsură ce tastați și ștergeți.

Pasul 4: Comentarii, baloane și instrumente suplimentare de editare

Dacă doriți să adăugați un comentariu la un cuvânt sau paragraf, evidențiați-l, apoi selectați Revizuire tab și faceți clic pe Comentariu nou în Comentarii grup. Comentariile dvs. vor apărea apoi în partea dreaptă a documentului atunci când documentul este finalizat; le puteți dezactiva.

Unul dintre aspectele pe care le veți observa atunci când aplicați formatări speciale, cum ar fi Bold, Italic sau Underline, se adaugă automat un comentariu la modificările piesei numite Formatted.

De asemenea, puteți personaliza modul în care doriți să apară baloane pe document. De exemplu, dacă doriți să vedeți toate revizuirile care au fost adăugate la document de fiecare autor, faceți clic pe Revizuire fila> Afișare marcaj meniu> baloane > Afișați recenzii în baloane.

revizuiri

Panoul de recenzie (Revizuire > Panoul de revizuire) vă permite să examinați toate modificările fiecărui autor pe care le puteți vizualiza pe verticală sau pe orizontală pe ecran. Puteți face clic pe un cuvânt sau paragraf în panoul Revizuiri și acesta va naviga automat către acea parte a documentului.

Pasul 5: Acceptați sau respingeți modificările aduse documentului

Dacă sunteți de acord cu modificările aduse documentului, le puteți accepta sau respinge. Faceți clic pe bara Afișare modificări ale urmăririi modificărilor făcute de celălalt autor, apoi accesați Revizuire faceți clic pe fila Accept buton pentru confirmare.

Acum veți observa că modificările sunt aplicate imediat.

Pasul 6: Comparați sau combinați documente

O altă caracteristică utilă de care pot profita autorii este posibilitatea de a urmări versiunea unui document. De exemplu, dacă doi autori furcă aceleași documente în două exemplare și continuă să lucreze la ele separat, pot compara ulterior cele două versiuni și le pot combina. Atât timp cât sunt similare în structură, puteți combina cele două pentru a crea un document final.

Pentru a compara și combina modificări, selectați Revizuire fila, faceți clic pe Comparaţie apoi selectați documentul original în caseta de câmp, apoi selectați versiunea revizuită, apoi faceți clic pe O.K.

Microsoft Word va prezenta apoi o vedere cu trei panouri a documentului care arată ecranul principal ca document final cu conținut combinat, precum și copiile originale și alternative într-un mini fereastră. Când parcurgeți, puteți compara modificările. Acest lucru se face de preferință pe un ecran cu rezoluție suficientă a ecranului.

Când sunteți gata să combinați documentele într-o copie finală, reveniți la Revizuire faceți clic pe fila Comparaţie apoi apasa Combina selectați documentul original în caseta de câmp, apoi selectați versiunea revizuită, apoi faceți clic pe O.K.

Veți vedea apoi documentul combinat împreună cu modificările aduse de alți autori într-o altă culoare.

Integrare cu Office Online

Una dintre caracteristicile ucigătoare ale aplicațiilor Google a fost instrumentele sale de colaborare în timp real. Microsoft a prins în sfârșit datorită suitei sale Office Online, care prezintă o versiune Web bazată pe Web. O nouă caracteristică în Cuvânt 2016 este posibilitatea de a Partaja și vizualiza cine lucrează la documentul dvs. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Acțiune buton și salvați documentul în folderul OneDrive.

Panoul Partajare va dezvălui apoi opțiuni suplimentare, cu posibilitatea de a invita persoane să editeze documentul cu restricții diferite. Veți observa, de asemenea, că opțiunile de blocare și restricții sunt acum activate în cadrul Proteja grup. Dacă utilizați Office 365 într-o setare de întreprindere, puteți invita autorii să colaboreze.

Pentru acest articol, voi folosi Obțineți un link de partajare cu care voi trimite un e-mail către autori suplimentari cu care aș dori să colaborez la document.

Când dvs. sau celălalt autor încărcați Word Online și faceți modificări, atunci alte persoane care colaborează la document vor fi notificate în timp real.

Aici puteți vedea modificările salvate făcute de celălalt autor care sunt codate în culori într-o evidențiere albastră.

Când un autor nu mai editează documentul, veți fi anunțat în cadrul Word 2016.

După cum puteți vedea, Track Changes este și mai puternic cu caracteristicile sale de colaborare în timp real. Indiferent dacă lucrați la proiecte mari sau mici, Word 2016 vă poate facilita menținerea tuturor pe aceeași pagină. Coordonarea culorilor, partajarea, editarea în timp real și integrarea în cloud cu OneDrive se adaugă la o experiență convingătoare.