De ce urăsc declarațiile fără hârtie și cum să le fac față

Cum-Pentru a

DeDave Greenbaum

Ultima actualizare la23 iulie 2019

La fiecare altă săptămână par să experimentez o companie care mă încurajează să trec la facturarea fără hârtie. Mă vor mitui, dar am învățat modalitatea grea de a combate această „comoditate” și voi opta întotdeauna pentru o factură reală. Când am pierdut bătălia, am dezvoltat câteva strategii utile pentru prevenirea problemelor.

Piața de vânzări pentru facturare fără hârtie

Aud totul. Lucrarea este riscantă. Cineva vă poate smulge factura din căsuța poștală și vă poate fura identitatea. L-ar putea fura din coșul de gunoi. Oh nu! Desigur, odată ce văd proiectul de lege, s-ar putea să-și dea seama că nu au prea multe de furat. Hârtia este incomodă. Stivele de hârtie se acumulează și trebuie tratate. Dacă urăști dezordinea, urăști hârtia. Urăști hassle de a deschide un plic de hârtie și de a citi un proiect de lege. Ai putea să iei o hârtie! Cel mai mult, fără hârtie este mai bun pentru mediu.

Mai puțin hârtie înseamnă mai puțin uciderea copacilor.

Toate aceste beneficii au un oarecare adevăr pentru ei. Un hoț ar putea fura informații din căsuța poștală și poate cauza probleme. Ei ar putea să obțină numere de cont și să le folosească într-o înșelătorie de inginerie socială vizată. Hârtia se îngrămădește. Știu că trebuie să depun lucrurile în fiecare lună. De asemenea, respect aspectele de mediu ale declarațiilor electronice. Reciclez totul și eu ura de junk mail.

Vânzarea moale și vânzarea grea pentru a vă face să comutați

Unii vânzători dau vânzare blândă. Mă vor înscrie într-un desen pentru produse sau servicii gratuite. AT&T mi-a spus recent că pot primi numeroase puncte pentru factura mea, dar numai dacă fac facturi fără hârtie. Câteva locuri mi-au oferit credite de declarație sau carduri cadou. Încă am reținut.

Vânzarea cea mai grea este că nu pot descărca datele financiare pe servicii precum Mint sau Quicken decât dacă mă duc fără hârtie. Banca mea percepe acum o taxă de 2,00 USD dacă vreau o declarație în fiecare lună. Presupun că hârtia este foarte scumpă pentru ei.

Argumentul împotriva facturării fără hârtie

Centrul Național de Dreptul Consumatorului (NCLC) a analizat facturarea fără hârtie și a considerat că conceptul nu este favorabil consumatorului. Unele dintre motive sunt evidente precum accesul la bandă largă și înțelegerea tehnică a consumatorilor mai în vârstă.

Chiar și tehnologii trebuie să se preocupe de facturarea fără hârtie. Cu toții suntem amăgiți prin e-mail. La prima vedere, nu puteți spune dacă este vorba despre o factură sau o promoție în e-mail. Dacă nu sunteți atenți să renunțați la mesajele de marketing, nici dvs., nici filtrul de spam nu puteți spune diferența.

Vorbind de mici, deoarece mai multe persoane verifică e-mailul pe mobil, aceste declarații sunt mai greu de citit. Dacă factura dvs. fără hârtie este doar un pdf, veți avea nevoie fie de viziune extraordinară, fie de mâini constante pentru a fixa și mări fiecare taxă. Mai probabil, veți considera că „arată bine” și treceți la următorul e-mail. Dacă facturile vă plătesc automat, nu aveți prea multe motive să citiți declarațiile. Această „comoditate” vă determină să pierdeți erori care vă costă bani. Dacă un hoț îți testa cardul de credit, ai fi întotdeauna capabil să vezi acea mică taxă?

Facturile din hârtie ne amintesc că o factură este datorată. Când obțineți acea hârtie, aceasta are o dată limită de care trebuie să aveți grijă. Puteți să îl postați la frigider sau să îl delegați soțului / contabilului. Aglomerația și manipularea sau hârtia este o caracteristică, nu o eroare. Această caracteristică îi ajută pe membrii familiei consumatorilor în vârstă să urmărească facturile.

În cele din urmă, NCLC subliniază că hârtia este o înregistrare permanentă a contului dumneavoastră. Când există o dispută, aveți o instantanee cronometrată. Dacă au comis o eroare, veți avea dovada că ați plătit factura. Dacă ați verificat, veți primi copii pe hârtie din tot. Dacă un consumator decedează, acea înregistrare permanentă îi ajută pe membrii familiei să găsească conturi lipsă.

Atunci când datele contului sunt toate electronice, acestea sunt supuse tuturor riscurilor pentru computere și e-mailuri. Dacă pierdeți accesul la e-mailul dvs. din cauza unui hacker sau a unei încălcări a parolei, veți lipsi din facturile electronice. Vânzătorii subliniază că e-mailul fizic este un risc. Este mai probabil să aveți un e-mail piratat sau interceptat decât oricine intră în poșta dvs. poștală. Dacă luăm acel scenariu de decedare a unui membru al familiei, este posibil să dureze săptămâni pentru a intra în e-mailul lor. Cu toate acestea, facturile și declarațiile fizice vor continua și oricine le poate deschide.

Chiar dacă ești sârguincios și păstrezi PDF-urile din toate facturile, s-ar putea să fie greu de găsit. Majoritatea declarațiilor pe care le descarc au nume generice precum „statement_03_05_16” sau altceva criptic. Pot folosi Spotlight pe Mac pentru a le găsi, dar acest lucru nu este întotdeauna cazul.

Experiențele mele oribile cu facturarea fără hârtie

Am cateva. Voi începe cu procesarea cărților de credit pentru afacerea mea. Acea companie nu a oferit opțiunea pentru declarații fizice. Toate sunt online. Într-o zi au decis la întâmplare să-mi închidă contul. Nu sunt sigur de ce, dar cred că a avut ceva de-a face cu înghețarea de securitate pe care am pus-o în credit. Am pierdut accesul la toate pachetele de depozit anterioare. Nu mă mai împăcasem de câteva zile și am fost închisă din informațiile mele. Nu știam cine a plătit pentru afacerea mea. Cel mai bine ar face firma de procesare este să-mi spui la telefon. De asemenea, nu am avut nimic de prezentat contabilului meu pentru impozitele de sfârșit de an. Din fericire, totul era în Quickbook și aveam chitanțele noastre interne pentru a recrea totul. Acest incident ar fi trebuit să mă învețe să creez PDF-uri ale extraselor de cont, dar nu a fost.

După ce Costco a trecut de la American Express la Citibank, am fost ars din nou prin facturarea fără hârtie. Am fost sârguincios și am avut PDF-urile mele din fiecare lună. Apoi m-am ocupat și am uitat câteva luni. Când m-am dus să îl descarc, am apăsat pe acest ecran.

Din fericire, informațiile respective erau în contul Citibank, deci a fost evitată o criză. Acest incident m-a făcut să urlu la computer (și la mine) despre faptul că sunt responsabil cu facturarea fără hârtie.

Altă dată am avut o dispută cu cabinetul medicului meu. Au schimbat companiile de facturare. Dintr-o dată am avut o factură de acum 4 ani, spun că nu a fost plătită. Apoi au amenințat colectarea. Desigur, nu am putut accesa sistemul vechi de facturare online, deși au declarat că pot. Abia după ce le-am trimis prin fax o copie a facturii, acestea ar fi eliminat taxa. A trebuit să trimit un fax pentru că nu acceptă e-mailuri, deși facturile sunt trimise prin e-mail. Dă-ți seama.

Situația mea nu este unică. Când închideți un cont, pierdeți de obicei acces la informațiile istorice. Dacă descoperiți mai târziu o problemă, cum ar fi o suprataxă, s-ar putea să aveți probleme să vă demonstrați nevinovăția. Un prieten de-al meu a avut această problemă când a întors un set-top box companiei sale de cablu. Factura lui a fost setată să plătească automat prin banca sa, iar ultima factură a fost de 200 $ în plus. El a încercat să sune compania de cablu, dar nu avea numărul de cont și nu au găsit informații despre el. Reprezentantul serviciului clienți poate găsi doar clienți activi. Abia când a trecut la colecții, a rezolvat-o.

Calea potrivită de a accepta facturile fără hârtie

Dacă nu vă costă, evitați-le

Ca ecologist, urăsc hârtia suplimentară. Din toate motivele menționate mai sus și în detaliile din articolul NCLC, voi opta întotdeauna pentru hârtie. Nicio sumă de mită nu mă va convinge să schimb. Dacă mă faceți să plătesc, este probabil să renunț. Voi rupe și recicla aceste declarații după câțiva ani, așa că sunt încă oarecum de mediu.

Renunțați la mesajul de marketing și creați filtre de e-mail

Una dintre problemele cu declarațiile de e-mail este sortarea mesajelor tranzacționale legitime din mesajele promoționale. Verificați politica fiecărei companii cu privire la mesajele de marketing și renunțare sau dezabonare din câte poți. Nu le marcați drept spam în programul dvs. de e-mail; programul dvs. de e-mail ar putea trata toate mesajele de la ele ca spam. Asta înseamnă că îți va fi dor de declarația ta.

De obicei, mesajul de e-mail cu declarația dvs. va avea aceeași linie de subiect. Marcam acel mesaj pentru a nu intra niciodată într-un e-mail. Am setat Gmail să ofere acelui mesaj o etichetă și o stea personalizate, așa că îmi amintesc întotdeauna să îl verific.

Configurați Memento-uri pentru descărcare (și plată)

Dacă efectuați facturare fără hârtie, nu veți primi un memento în poștă pe care o plătește. Deoarece multe persoane efectuează plăți automate printr-un proiect bancar sau un card de credit, este posibil să ignorați complet această declarație lunară. Nu faceți această greșeală. Veți risca să vă lipsiți problemele cu contul dvs.

În schimb, tratați acest e-mail lunar ca o întâlnire în calendarul dvs. Setați-o ca o întâlnire repetată pentru a descărca declarațiile dvs. de la furnizor. Dacă vă trimit prin e-mail factura și nu aveți nimic de descărcat, atunci transformați e-mailul într-un pdf și descărcați-l pe computer. Păstrarea acestuia într-un e-mail nu este suficient de sigură dacă puteți pierde accesul la contul dvs. de e-mail. În fiecare lună trebuie să descărcați o declarație. În caz contrar, veți găsi toate problemele potențiale menționate anterior. Nu trebuie să le imprimați, dar nu puteți avea încredere că informațiile vor fi accesibile atunci când veți avea nevoie. Acesta este motivul pentru care va trebui să preluați controlul.

Contul meu de investiții pentru pensionare nu are o factură în sine, dar are o declarație lunară. Am setat un memento în fiecare lună pentru a descărca aceste informații. Deși îmi trimit un e-mail pentru a-mi reaminti să descarc declarația, îmi place să fiu proactiv.

Sortează și clasifică acele declarații descărcate

După ce descarc un raport, următorul lucru pe care îl fac este să schimb numele fișierului descărcat. Puteți să vă creați propria strategie, dar al meu este numele vânzătorului, apoi ultimele patru din numărul de cont și apoi data. De exemplu, extrasul meu bancar poate fi Bank_1234_01_12_16.pdf. Creez apoi un folder pentru fiecare cont și îl mut acolo. Am obținut și am folosit Căprui pentru a le muta în folderul bazat pe comerciant.

Backup-ul computerului

Știu că ai fost a spus asta de multe ori, dar la fel de bine îl putem repeta. Deși este puțin probabil ca înregistrările dvs. pe hârtie să fie distruse, hard disk-ul ar putea da greș sau computerul dvs. ar putea fi lovit de un virus. Dacă nu faceți o copie de rezervă, nu veți avea aceste date istorice dacă sunt toate electronice.

Încercați un software de gestionare financiară precum menta sau puiul

Chiar dacă aveți rapoartele descărcate, poate fi dificil să găsiți o tranzacție. Îmi place securitatea adăugată că an program online îmi verifică declarația pentru mine. Când am avut probleme cu contul meu Costco, am putut găsi lucrurile de care aveam nevoie în Mint.

Acceptați ceea ce nu puteți schimba

Mai multe companii se îndreaptă către această strategie fără hârtie, împingând sarcina administrării contului asupra dvs. Dacă faceți partea dvs. de gestionare a acestor declarații, vă veți proteja activele. Paperless nu este mai sigur sau mai convenabil decât hârtia, dar este inevitabilă schimbarea costurilor.