Ce este Trello și de ce ar trebui să-l utilizați pentru a vă gestiona timpul

opinii

DeMark O'Neill

Ultima actualizare la2 iulie 2018

Dacă sunteți implicat în multe proiecte de muncă sau dacă sunteți angajați pe cont propriu, atunci gestionarea eficientă a proiectelor este multă. Dacă nu vă planificați timpul și efortul, atunci veți ajunge să îl frângeți pe Facebook și să nu pierdeți termene ca rezultat (vorbesc din experiență). Industria de instrumente online de gestionare a proiectelor este extrem de competitivă, dar cea care pare să câștige mai presus de toate celelalte este Trello.

Trello este iubit de cei obsedați de gestionarea timpului și a proiectelor lor și este ușor de văzut de ce. Nu numai că Trello este ieftin și accesibil, dar este extrem de simplu de utilizat. Folosind o abordare extrem de vizuală a managementului timpului și a proiectului, puteți muta cărțile în așa fel încât să vedeți dintr-o privire ce trebuie făcut și când.

O privire mai atentă la Trello

Trello a fost descris de unii drept „Note post-it despre steroizi.” Pe ecran, creați „liste” ca o tablă mare pe perete. Apoi pe fiecare listă sunt „cărți”, cum ar fi notele Post-it. Pe fiecare card este un articol separat pentru a face.

Pe măsură ce avansați cu elementul de făcut, puteți utiliza mouse-ul pentru a trage cartonașul de la „în curs” la „terminat” (sau orice alt cuvânt pe care îl preferați).

Cele patru caracteristici principale ale Trello

Vom analiza fiecare caracteristică într-un pic mai detaliat într-o clipă. Iată însă cele patru lucruri principale pe care să vă concentrați, dacă priviți ecranul de mai sus.

• Fiecare card poate fi codat color cu o bară. Fiecare culoare se poate referi la un client diferit, de exemplu.
• Pictograma care arată gravatarul / imaginea utilizatorului arată cine participă la cardul respectiv. Puteți invita oamenii pe un card, astfel încât să poată lăsa feedback și actualizări. Sau dacă doriți să le atribuiți acea sarcină. Dacă este atribuită o sarcină, poate fi adăugată o dată scadentă și un memento trimis când data scadenței este aproape. Când cardul este actualizat, toți cei de pe card sunt anunțați.
• Fundalul fiecărei placi Trello poate fi personalizat. Trello vă oferă fundaluri sau puteți încărca propriul dvs. Fiind un fan Lego, am încărcat acest Lego. Dar dacă sunteți o companie, puteți personaliza placa dvs. Trello cu ajutorul logo-ului companiei.
• Cărțile pot fi mutate pe alte plăci, copiate pe alte plăci sau arhivate când ați terminat.

Pornirea unui nou consiliu

Primul pas este adăugarea unui nou tablou. În colțul din dreapta sus al ecranului (după ce v-ați autentificat), apăsați butonul +. Atunci alege “Creare placă“ din lista derulantă.

Vi se va solicita apoi să dați consiliului un nume, un nivel de confidențialitate și un fundal. Dacă ați creat deja o echipă, puteți alege să atribuiți consiliului de comandă acelei echipe.

Un cuvânt rapid la nivel de confidențialitate: Dacă consiliul este lăsat public, atunci acesta va fi indexat de motoarele de căutare și accesat de către oricine îl găsește pe Google. S-a dezvăluit recent că angajații de la Uber foloseau Trello pentru a enumera parolele sensibile ale companiei, care au fost apoi preluate de Google.

Deci, aveți grijă și dacă TREBUIE să folosiți Trello pentru parole, setați nivelul de confidențialitate la Privat. Deși pentru parole, ar trebui folosiți cu adevărat un manager de parolă.

Adăugarea unei noi liste

După ce ai noul tău consiliu, este timpul să începi o nouă listă. Puteți face orice doriți, dar în mod normal, îmi creez panourile cu liste în diferite etape ale unui proces. Asa de “in asteptarea," “In progres“ si asa mai departe. Sau puteți avea liste pentru proiecte care au mai multe sarcini, cum ar fi “decorarea casei,” “realizarea păcii mondiale ”și “cucerirea spațiului exterior.”

Pentru a adăuga o nouă listă, faceți clic pe Adăugați o listă.

Apoi tastați titlul listei respective și salvați-l.

Clătiți și repetați pentru orice alte liste de care are nevoie bordul (dacă există).

Adăugarea unui card nou

Acum este timpul să adăugați o nouă carte și există diferite elemente pe o carte care o face puternică.

Realizarea unei cărți noi

În lista corespunzătoare, faceți clic pe Adaugă un card.

Acum tastați sarcina pe care doriți să o adăugați. Salvați-l făcând clic pe verde Adăuga buton.

Repetați ca înainte pentru alte sarcini pe care trebuie să le adăugați (dacă există).

Dar acesta este doar începutul a ceea ce puteți adăuga pe un card, pe care îl puteți vedea dacă faceți clic pe el pentru a-l deschide.

Alocarea altor utilizatori

În primul rând, dacă ați creat o echipă, iar alții au fost invitați să acceseze consiliul, puteți atribui pe cineva unei anumite sarcini. Sau pur și simplu etichetați-le, astfel încât să fie conectate la conversația de pe cardul respectiv.

Pentru a adăuga pe cineva pe card, trebuie doar să faceți clic pe Membrii și faceți clic pe gravatarul persoanei pe care doriți să o adăugați. În mod similar, pot fi eliminate dintr-un card făcând clic din nou pe gravatar.

Adăugarea de note și atașamente

Fie pentru beneficiul propriei memorii, fie pentru a-i sfătui pe alții, lăsarea notelor poate deveni necesară. Puteți face acest lucru în partea de sus a notei și, de asemenea, lăsați link-uri cu clic aici.

Sub secțiunea de note este o zonă pentru încărcarea atașamentelor. Acesta poate fi orice, de la un document la un fișier zip la o imagine. Dacă o imagine, imaginea va apărea pe card

Adăugarea unei scadențe

Dacă o sarcină are un termen limită, îi puteți atribui o dată scadentă. Apoi veți primi mementouri când data se apropie și data când a trecut.

Adăugarea etichetelor colorate

Adaug etichete colorate la lista mea de lucru pentru a arăta ce lucru se datorează clienților. Deci roșu este de exemplu pentru groovyPost.

Puteți edita etichetele pentru a spune orice doriți și puteți adăuga câte doriți pe un card.

Adăugarea de comentarii

Dacă alte persoane au acces la cărțile dvs., în cele din urmă vor începe să lase comentarii. Puteți utiliza @ pentru a eticheta oamenii în comentarii specifice și vor primi o notificare de la Trello.

Cărți de mutare, copiere, vizionare și arhivare

Există, de asemenea, alte patru acțiuni pe care le puteți efectua pe un card.

Mișcare

Dacă aveți mai multe plăci, puteți muta cărți între o placă și alta. Așadar, dacă aș vrea să mut o carte de pe placa groovyPost pe una dintre plăcile mele personale, această opțiune ar muta cardul peste. Alături de toate comentariile, atașările etc.

Copie

Aceasta este aceeași ca și Mișcare opțiune, cu excepția cardului nu va fi complet mișcat. Doar copiat. Folosesc acest lucru tot timpul pentru a copia misiunile groovyPost pe propriul meu forum de lucru privat.

Ceas

Dacă altcineva are un card pe un forum, puteți alege să-l urmăriți și să fiți înștiințat de noi comentarii, fără să participați efectiv. Cunoscut și sub denumirea de „mod de atenuare” (bine, îl numesc așa).

Arhiva

În Trello nu există „ștergere”. În schimb, pentru a elimina o carte, o listă sau o placă, o „arhivați”. Apoi va dispărea, dar poate fi readus cu ușurință dacă aveți nevoie din nou mai târziu.

Alte utilizări pentru Trello

Trello are atât de multe utilizări, dacă vă gândiți la asta și gândiți lateral. În acest scop, Trello are o pagină apelată „Inspirație Trello”. Vă oferă șabloane și nenumărate idei de utilizare.

Integrarea Trello cu alte aplicații folosind IFTTT.

Sunt un mare fan al IFTTT (If This Then That), și au un număr foarte mare de scripturi automatizate pentru Trello. Verifică-i.

Concluzie

Acest lucru a zgâriat doar suprafața a ceea ce poate face Trello pentru a vă face viața mai organizată. Folosești Trello? Dacă da, pentru ce îl folosiți?