10 Sfaturi Microsoft Excel Fiecare utilizator ar trebui să știe

Cum-Pentru a

DeAndre Da Costa

Ultima actualizare la9 octombrie 2019

Microsoft Outlook, Microsoft Word și Microsoft Excel sunt cele trei greutăți din suita Microsoft Office. Ți-am arătat recent câteva dintre cele mai bune caracteristici pe care trebuie să le cunoască fiecare utilizator Microsoft Word și câteva sfaturi pentru crește-ți productivitatea Outlook. În același spirit, acum vom acoperi sfaturile esențiale Microsoft Excel pe care fiecare utilizator ar trebui să le cunoască.

Microsoft Excel este aplicația de foi de calcul standard din industrie. Microsoft Excel 2016 este o vastă cornucopie de instrumente care vă permit să manipulați, să organizați, să analizați și să formatați datele într-o foaie de calcul. Deși Excel a fost elementul vital al unui birou corporativ, al unei firme de cercetare și al unei ținute financiare, Excel poate fi la fel de la îndemână și de puternic pentru utilizatorii de zi cu zi. Indiferent dacă sunteți un utilizator de casă care gestionează un buget al gospodăriei, un proprietar de afaceri mici care administrează inventarul sau un profesor de școală care participă zilnic, Excel vă va ușura viața dacă înveți să-l utilizați. Să vedem aceste sfaturi.

Sfaturi esențiale pentru Microsoft Excel 2016

1. Redimensionați Coloanele și Rândurile

Înălțimea și lățimea implicită a celulei Excel este cu o singură dimensiune. Există șanse mari, va trebui să ajustați lățimea coloanei și înălțimea rândului pentru a vă adapta datele. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe coloana sau rândul, selectați butonul Acasă apoi faceți clic pe butonul Format butonul din interiorul butonului celulele grup. Alegeți dacă doriți să reglați înălțimea sau lățimea.

Introduceți suma, apoi faceți clic pe OK. Coloana sau rândul trebuie ajustate la măsurarea exactă.

De asemenea, puteți redimensiona manual coloanele și rândurile folosind mouse-ul. Plasați indicatorul mouse-ului între coloană sau rând, faceți clic pe butonul stânga al mouse-ului, observați balonul plutitor, apoi trageți și extindeți până când se atinge dimensiunea dorită.

Și iată un sfat util: pur și simplu faceți dublu clic pe marginea din dreapta a unei coloane pentru a dimensiona automat lățimea datelor.

2. Adăugați sau eliminați coloane, rânduri sau celule

Dacă aveți nevoie de o coloană suplimentară, rând sau celulă, o puteți introduce cu ușurință folosind comenzile Insert și Șterge celule. Apasă pe Introduce butonul din interiorul butonului celulele grupă, apoi alege opțiunea corespunzătoare.

De asemenea, puteți șterge o coloană din același grup; faceți clic pe meniul Ștergeți, apoi alegeți acțiunea corespunzătoare.

Aceeași acțiune se poate efectua făcând clic dreapta pe coloana sau rândul celulelor.

Află mai multe despre ștergerea celulelor goale din Microsoft Excel.

3. Înghețare panouri

Dacă doriți să parcurgeți o foaie de calcul fără a pierde accentul pe o anumită parte a foii sau a datelor, funcția Înghețare panouri este modalitatea perfectă de a face acest lucru. Selectați rândul sau coloana în care datele încep în foaie.

Selectează Vedere faceți clic pe fila Înghețare panouri apoi faceți clic pe meniu Înghețare panouri.

Când derulați, rubricile sau coloanele dvs. vor rămâne vizibile.

4. Schimbați alinierea textului în celule

Dacă aveți nevoie pentru a crea un registru sau etichete, puteți utiliza dialogul Format Cells pentru a ajusta alinierea textului în celule. Selectați celulele în care doriți să aplicați formatarea, faceți clic dreapta pe selecție, apoi faceți clic Celule de format….

Apasă pe Aliniere apoi folosiți mouse-ul pentru a schimba orientarea textului sau pentru a introduce o valoare. Când sunteți mulțumit, faceți clic pe OK.

Textul din celule va apărea acum înclinat.

5. Utilizați Protecția celulelor pentru a preveni editarea unei zone a foii de calcul

Dacă împărtășiți un registru de lucru cu alți utilizatori, este important să preveniți modificări accidentale. Există mai multe modalități prin care puteți proteja o foaie, dar dacă doriți doar să protejați un grup de celule, iată cum o faceți. În primul rând, trebuie să porniți Foaie de protecție. Faceți clic pe meniul Format, apoi faceți clic pe Foaie de protecție. Alegeți tipul de modificări pe care doriți să le împiedicați să facă alte utilizatori. Introduceți parola, faceți clic pe OK, apoi faceți clic pe O.K a confirma.

Efectuați o selecție a rândurilor sau coloanelor pe care doriți să le împiedicați să editeze alți utilizatori.

Apasă pe Format apoi faceți clic pe meniu Blocați celula.

Oricând un utilizator încearcă să facă modificări; vor primi următorul mesaj de eroare.

Pentru a proteja o întreagă foaie de calcul, consultați articolul nostru pentru instrucțiuni despre aplicând criptare și parole la foile de calcul Excel și fișiere Office.

6. Aplicați formatarea specială la numere și monedă în celule

Dacă trebuie să aplicați o anumită valoare valutară sau să determinați zecimala pentru numerele din foaia de calcul, puteți utiliza numere fila din Celule formale dialog pentru a face acest lucru. Selectați numerele pe care doriți să le formatați, faceți clic dreapta pe selecție, apoi selectați fila Numere. Selectați Monedă din lista Categorii, apoi alegeți numărul zecimalelor și formatul monedei.

7. Cinci funcții esențiale Excel pe care ar trebui să le cunoașteți - Sumă, medie, max, min, număr

Marea putere adevărată a Excel se află în funcțiile și formulele sale. Funcțiile de bază vă permit să efectuați operații rapide de matematică, în timp ce funcțiile avansate vă permit să zdrobiți câteva numere serioase și să efectuați analize complexe. La fel cum toată lumea ar trebui să cunoască funiile de formatare în Word, ar trebui să cunoști și cele mai populare funcții în Excel.

Sumă - calculează totalul unei game de celule.

In medie - calculează media unei game de celule.

Max - calculează valoarea maximă într-o gamă de celule.

min - calculează valoarea minimă a unui interval de celule.

Numara - calculează numărul de valori dintr-o gamă de celule, evitând golurile sau celulele fără date numerice.

Iată cum utilizați o funcție. Introduceți etichetele pentru numerele pentru care doriți să produceți calculul. Selectează Funcţie apoi alegeți categoria de funcții pe care doriți să o aplicați. Clic Funcția Insert butonul din interiorul butonului Biblioteca de funcții grup sau presă Shift + F3 pe tastatura ta. Selectați funcția de care aveți nevoie sau utilizați funcția Căutare funcție, apoi faceți clic pe OK.

După ce ați găsit funcția, selectați-o apoi faceți clic pe O.K.

Modificați corespunzător intervalul pe care îl calculați, apoi faceți clic pe OK pentru a aplica funcția.

8. Creați și manipulați diagrame

O caracteristică distinctivă a Microsoft Excel, crearea de diagrame vă permite să prezentați vizual datele bine formate. Excel face procesul foarte ușor; evidențiați o gamă de date din foaia dvs., selectați fila Inserare, apoi faceți clic pe Vedeți toate graficele buton.

Apasă pe Toate graficele apoi parcurgeți lista de stiluri de diagramă.

Puteți trece, de asemenea, peste un eșantion pentru a vedea o previzualizare a aspectului grafic. Odată mulțumit, faceți clic pe O.K pentru a insera graficul în foaia de calcul. Dacă preferați să-l păstrați într-o foaie separată, selectați graficul, faceți clic Move Chart, selectați Foaie nouă, apoi faceți clic pe O.K.

9. Formule de dezvăluire

Dacă doriți să validați calculele din cartea de lucru, dezvăluirea formulelor dvs. este modalitatea de a face acest lucru.

Selectează Formulele apoi faceți clic pe fila Afișați formule situat în zona Auditul formulei grup.

Acum puteți verifica cu ușurință formulele utilizate în foaia dvs. și, de asemenea, imprimați-le. Este o modalitate excelentă de a găsi erori sau de a înțelege pur și simplu de unde provin numerele.

10. Maximizați opțiunile de imprimare când imprimați cărți de lucru mari

Fișele de calcul funcționează excelent pe monitoarele mari cu ecran lat, dar uneori poate fi necesar să vă imprimați cartea de lucru. Dacă nu sunteți atenți, puteți ajunge să irosiți multă hârtie pe ceva mai ales de citit. Excel are grijă de acest lucru folosind opțiunile de imprimare în culise, care vă permit să ajustați dimensiunea și orientarea paginii. Fișele de calcul sunt tipărite cel mai bine pe hârtie cu dimensiunea legală folosind orientarea peisajului.

Dacă doriți să ajustați marjele pentru a se potrivi cu informații suplimentare pe o singură foaie la tipărire, faceți clic pe butonul Afișați margini din colțul din dreapta al filei de imprimare din culise.

Puteți utiliza apoi marginile pentru a ajusta coloanele pentru a se potrivi cu orice date care ar putea răspândi pe o altă pagină.

Dacă nu puteți obține toate datele dintr-o singură pagină, utilizați dialogul Setare pagină pentru a face ajustări suplimentare. Meniul de scalare vă poate ajuta să reduceți dimensiunea textului pentru a-l ajuta să se potrivească mai bine. Încercați să nu faceți o scară prea mare, deoarece doriți să mențineți textul lizibil.

Puteți utiliza, de asemenea, același dialog pentru a vă îmbina foaia de calcul cu un antet și un subsol, dacă doriți.

Așadar, ar trebui să aruncăm o privire la câteva elemente de bază pe care ar trebui să le știe fiecare utilizator Excel. Dacă doriți să accesați câteva subiecte avansate, consultați articolele noastre anterioare despre utilizarea funcțiilor precum Funcția VLOOKUP, tabele pivot, adăugarea unui filigran în cărțile de lucru sau folosind Calculator încorporat. Aveți o funcție preferată sau economisire de timp în Excel? Spuneți-ne în comentarii.