Cum să preia controlul e-mailului folosind prioritate și nu deranjați

Deși puțini vor susține că e-mailul este un instrument de neprețuit pentru majoritatea organizațiilor, tot mai multe studii arată acest lucru prea mult e-mail poate provoca probleme serioase de productivitate angajaților săi. De exemplu, amintiți-vă de documentul căruia vi s-a atribuit scrierea, dar a durat de trei ori mai mult decât vă așteptați, deoarece de fiecare dată când v-ați concentrat asupra acestuia, un nou e-mail va ajunge în căsuța de e-mail. În loc să o ignori, te-ai simțit obligat să răspunzi și BANG!! Au trecut zece minute!

Pentru mine, acest lucru se întâmplă la fiecare 5 minute la biroul meu (motiv pentru care acest articol a avut nevoie de 3 ore pentru a scrie) și nu m-ar fi surprins dacă 99% dintre voi acolo au o poveste similară. Acesta este motivul pentru care am fost încântat când Microsoft a lansat un nou plug-in Outlook 2007, numit: Prioritizator de e-mail.

Prioritizatorul de e-mail Microsoft Outlook este un Freeware descărcați din noul Microsoft OfficeLabs.

În cuvintele lor:

Ești obosită la suprasarcină Prioritizerul de e-mail este conceput pentru a vă ajuta să gestionați supraîncărcarea prin e-mail cu o caracteristică „nu deranjați” și clasament prin e-mail. Funcționează cu Outlook 2007 care rulează pe serverul Exchange.

Caracteristici:

• Nu deranjați butonul - Nu mai primiți e-mail pentru o perioadă specificată
• Priorități de e-mail - e-mailul are o prioritate atribuită pe baza regulilor care nu sunt disponibile pentru a găsi e-mailuri relevante

Instalarea a fost rapidă și ușoară:

Prima dată când lansați Outlook după instalarea noului supliment, fiți pregătiți să așteptați câteva minute în timp ce scanează prin e-mail și atribuiți diversele priorități.

Odată ce Outlook se deschide după instalare, veți observa o nouă bară de instrumente în partea de sus a Microsoft Outlook Client 2007. Setările sunt destul de simple. Puteți configura setarea „Nu vă deranjați” la intervale de 30 de minute până la 4 ore sau până la încheierea ședinței în care sunteți momentan încheiat (așa cum este programat în Calendarul dvs. Outlook.) În plus, din bara de instrumente, puteți configura, de asemenea, modul în care Inbox afișează e-mailul pe baza priorităților alocate la e-mailuri.

Puteți să acceptați „Regulile de prioritate” implicite sau să le personalizați în funcție de preferințele dvs., făcând clic pe butonul Opțiuni din bara de instrumente Prioritate pentru e-mail nou.

Odată ajuns aici, este destul de simplu. Reglați setările și faceți clic pe OK pentru a salva.

Folosesc Plug-in-ul de la serviciu de câteva zile. Până acum, bine. Folosesc o metodă diferită pentru a da prioritate inbox-ului meu, dar funcția „Nu vă deranjați” a avut deja un impact foarte pozitiv asupra obiceiurilor mele de citire / DeskTime de e-mail! FOARTE Groovy într-adevăr!

25/08/08 Actualizare

În această dimineață, mi-a fost solicitată o unealtă de actualizare automată de la actualizarea prioritizatorului de e-mail Microsoft V1.0.818.0 până la 1.0.820.0. Notele menționează că actualizarea se adresează utilizatorilor care nu au conexiuni la Exchange Servere: